Улучшаем работу команды на «удалёнке»
Бизнес активно переходить в режим удаленной работы, и каждый предприниматель стремится к тому, чтобы его модель была выстроена максимально эффективно. Сегодня мы хотим показать вам, как быстро и просто подогнать бизнес под удаленный режим с программой “1С:Документооборот”.
Программа открывает перед нами массу эффективных возможностей, которые упрощают “механизм” бизнеса. Итак, ближе к делу!
Команда работает в одном режиме
Удаленная работа не всегда подразумевает свободный график, а значит у сотрудников должен быть общий график работы. Допустим, вы вводите рабочие час с 9:00-18:00, с 13:00 - 14:00, обеденное время. В этот промежуток времени все сотрудники должны быть на связи. Если у сотрудника, случился форс-мажор и ему нужно отлучиться в программе он может оповестить об этом своих коллег:
- написать об этом в общем чате;
- отметиться в списке отсутствующих;
- любым другим “опознавательным” знаком.
Работа должна быть “прозрачной”
Перед каждым рабочим днем необходимо проводить мини-планерки по аудио или видео связи. Тут, каждый сотрудник дает краткий отчет: что делал, что планирует, какие сроки и т.д. Этот момент - задает чувство ответственности перед другими.
В программе вы всегда можете заглянуть в общий календарь, где увидите загруженность коллег и распределите дела, правильно. Также очень удобным дополнением является - общий список мероприятий. Тут есть расписание значимых встреч, сделок и т.д.
Мотивационные планерки
Проводятся по пятницам, здесь сотрудники рассказывают о своих достижениях, делятся опытом и ставят общие цели на следующую пятидневку. Менее активные сотрудники получат заряд мотивации от лидеров, а лидеры зададут правильное направление для всего коллектива. Система “1С:Документооборот” имеет функцию - видео-конференция - которая отлично подойдет для проведения таких планерок.
Не стоит решать все вопросы посредством чата
Переписка - хороший и оперативный способ связи, но не всегда эффективный. бывает, так, что человек, просто не улавливает мысль, а донести информацию нужно срочно. Не стоит продолжать бессмысленную “перепись” - лучше набрать коллегу и в нужной тональности объяснить, что от него хотят. Если в аудио-формате вы пришли к решению, которое нужно донести и до других коллег, просто сохраните его в справочник Файлы.
Коллеги должны помогать друг-другу
Введите правило для всех сотрудников и будьте тому примером, если к вам пришли за помощью, значит надо помочь. Нельзя отсылать человека, который пришел к вам с помощью, даже если его вопрос, кажется вам “неуместным”. Именно в этом пункте заключается эффективная командная работа, которая дает курс всему бизнесу.
Для оперативного решения любого вопроса, в программе “1С:Документооборот” есть общий чат, если вы не хотите показывать на общее обозрение, тот факт, что вы не справились с задачей или чего-то не понимаете, напишите коллеге в личные сообщения.
Руководитель и сотрудники на одной волне
Если в офисе, руководитель имеет возможность вызвать сотрудника “на ковер”, то в режиме удаленной работы, такая возможность теряется, а с ней теряется контакт. Что бы такого не произошло. даже в режиме “онлайн” нужно уделять внимание каждому, пусть это будет 1-2 сотрудника в день, но по видео связи. Что бы у руководителя была полнота картины и он понимал, кто из коллег именно сейчас нуждается в “кнуте”, а кому пора раздать “пряники”, можно использовать функции ежедневные и еженедельные отчеты в “1С:Документооборот”. Здесь руководитель сразу видит динамику работы сотрудника. его эффективность и “провисающие” моменты.
Все под контролем!
Еще, одна функция программы - это протокол. Здесь собрана вся аналитика о проделанной работе за нужный период времени. Так, руководитель видит эффективность командной работы, отчетливо прорисовываются неэффективные работники. а также процессы, которые тормозят бизнес.
Неформальному общению быть!
Одно дело, когда люди каждый день пьют вместе кофе, встречаются в коридорах или выходят на перекур и совсем другое дело, когда сотрудники закованы в программе, где есть только работа. Интерес в таком формате быстро теряется, командный дух гаснет, а бизнес становится автоматическим процессом и теряет свою эффективность. задача руководителя - не ограничивать сотрудников в общении на сторонние темы. Создайте в общем чате “флудилку” и поставьте время в которое можно общаться о самолетах, кошках или обсудит свое руководство.)
Перевести работу в “1С:Документооборот”
Итак, что бы все выше преимущества пришли к вам в бизнес нужно установить “1С:Документооборот”, который откроет перед вами массу приложений, которые в свою очередь будут экономить ваше время и переведут бизнес в эффективный удаленный режим работы.
