Удерживаем и уплачиваем НДФЛ с зарплаты дистанционного сотрудника
На основании статей 208. п. 1 пп. 6 и 226 п.2 НК РФ, работодатель обязан удерживать и уплачивать НДФЛ с зарплаты работника (резидента и нерезидента), который был оформлен на работу на территории России.
Должен ли работодатель удержать и уплатить НДФЛ с зарплаты дистанционного сотрудника, работающего за границей?
В случае, когда работник-резидент выполняет свои трудовые обязанности за границами России (в трудовом договоре прописано постоянное место работы за границей), то работодатель не считается налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае работник-резидент уплачивает НДФЛ самостоятельно (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).
В случае, когда работник-нерезидент выполняет свои трудовые обязательства за границами России, то его доход не подлежит обложению НДФЛ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, ст. 209 НК РФ). Но, несмотря на это у многих работодателей встает вопрос о том, как данные положения НК РФ оборачиваются на удаленных сотрудников
Однако непонятно, как данные положения НК РФ применяются к дистанционным сотрудникам, которые работ, которые ведут трудовую деятельность за пределами России. В связи с этим есть непонимание по удержанию НДФЛ.
Рекомендации
В случае, когда сотрудник оформлен на дистанционной работе и ведете свою трудовую деятельность за границей, работодатель не должен удерживать НДФЛ. Обусловлено это тем, что такой доход сотрудника будет считаться - доходом от источников за пределами России, на основании ст. 208 п. 3 пп. 6 НК РФ.
Кроме этого, данное приложение применяется и к доходам удаленных сотрудников, в случае, когда удаленный работник ведет свою трудовую деятельность за границами России, его доход будет также является доходом от источников за пределами России.
С такого дохода, работник-резидент обязан уплачивать налог самостоятельно. Но, обратите внимание, что аналогичный доход работника-нерезидента не будет облагаться НДФЛ.
Получается, что российская компания (работодатель) не обязан брать на себя обязательства налогового агента и удерживать НДФЛ с доходом дистанционного работника, который работает за пределами РФ. (См. письма Минфина России от 16.09.2022 № 03-04-06/89789, от 03.08.2022 № 03-04-05/74969, 04.08.2022 № 03-04-05/75657, от 07.07.2022 № 03-04-05/65409, от 16.10.2019 № 03-04-06/79311, от 03.09.2019 № 03-04-06/67598, от 26.08.2019 № 03-04-05/65362, ФНС России от 15.07.2021 № БС-4-11/9947, постановление АС Уральского округа от 11.10.2021 № Ф09-6334/21 по делу № А07-14293/2020).
Стоит брать во внимание тот факт, что Министерство труда РФ, выступает против оформления удаленного работника по трудовому договору, который проживает за пределами России. Все дело в том, что ТК РФ не привязан к сотрудникам которые работают и проживают в другом государстве. В связи с этим, Минтруд РФ рекомендует заключать с такими сотрудниками гражданско-правовые договора на выполнение работ или услуг. (См. письма Минтруда России от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 27.07.2016 № 17-3/В-292, от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811).
Должен ли работодатель удержать и уплатить НДФЛ с расходов на командировку дистанционного сотрудника, в том числе в офис работодателя?
На основании статьи 217 п. 1 НК РФ, работодатель может не облагать НДФЛ, компенсации за расходы в командировках (проезд, проживание, суточные).
Командировкой, является поездка сотрудника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения. Под местом постоянной работы, подразумевается место фактического нахождения офиса, работа в котором прописана в трудовом договоре.
На основании ст. 312.1 ТК РФ, удаленная работа может выполняться сотрудником за пределами фактического адреса работодателя. Здесь встает вопрос, будет ли поездка в офис является командировкой? А. из этого вопроса вытекает следующий: Обязан ли работодатель удерживать и перечислять НДФЛ, с командировочных расходов удаленного сотрудника.
Рекомендации
Сразу обозначим - работодатель не обязан удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет с командировочных расходов удаленного сотрудника. Почему так?
На удаленного сотрудника распространяются все действующие нормы трудового законодательства, включая положения ст. 166 и 168 ТК РФ о командировках и возмещении командировочных расходов (ст. 312.1 ТК РФ).
На основании статьи 166 ТК РФ, командировкой принято считать поездку, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Как мы выяснили выше под местом постоянной работы понимается фактическое место нахождение работника, которое прописано в трудовом договоре.
Получается, что в случае, когда работник был направлен в поездку для выполнения служебного поручения в иное место (отличное от места постоянной трудовой деятельности), ее нужно считать командировкой. Следовательно, все расходы связанные с такой поездкой не облагаются НДФЛ. (См. письма Минфина России от 23.07.2021 № 03-04-05/59241, от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).
Во избежание претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем закрепить в трудовом договоре с таким сотрудником возможность командировок и порядок компенсации связанных с ней расходов.
