Удаленный Документооборот: куда вводить информацию об отсутствии?

В «1С:Документообороте» можно вести учет отсутствия работников на рабочем месте по разным причинам: болезнь, отпуск, отгул и прочее. Статус отсутствия можно увидеть в карточке работника, адресной книге и календаре. Если вы напишите в чат, сотруднику, которого нет на рабочем месте, вы получите информацию о причине отсутствия, дате выходы и назначенном заместителе. 

Как создать новое отсутствие? 

Для того чтобы выставить статус отсутствия, необходимо нажать Создать – Отсутствие в меню разделов Рабочий стол, Совместная работа или списке отсутствий.

После этого откроется форма отсутствия где необходимо заполнить информацию:

• вид отсутствия;
• длительность (можно указать как весь день, так и несколько часов);
• одного или нескольких заместителей;
• при необходимости вписать детали в поле Комментарий.

Как отметить удаленную работу? 

Если вы перешли на дистанционную работу, сообщите об этом коллегам можно следующим способом:

1. Создайте отсутствие

2. Укажите период

3. Выберите причину - Временная удаленная работа

4. Если нужно, создайте на основании отсутствия письмо.

5. Нажмите Записать и закрыть.

При статусе «Работаю удаленно» можно дополнительно указать причину отсутствия: отгул, болезнь и т.д. Статус о удаленной работе не отображается в календаре, адресной книге, почте, карточке пользователя и т. д. Если вам необходимо увидеть всех коллег, которые работают “из дома”, необходимо в отборе Причина – Временная удаленная работа.

В отчетах об отсутствиях:

• Вариант отчета Работающие удаленно – показывает кто сейчас работает удаленно.
• Вариант отчета Дни отсутствия – показывает кто сколько дней работал в обычном режиме / работал удаленно / отсутствовал. Если включен отбор Подразделение – в отчет попадут все пользователи выбранного подразделения и его подчиненных.

Проверка занятости

В автоматическом режиме, программа сама покажет вам, какие задачи были запланировали на тот период, пока вы отсутствуете. При необходимости можно перенести дела или отменить их выполнение.

Создание письма на основании отсутствия

Если на период отсутствия дел не запланировано, все коллеги получат уведомления о вашем отсутствии. Чтобы создать письмо об отсутствии, вам достаточно нажать кнопку - создать, информация заполниться автоматически. В список получателей в автоматическом режиме будут добавлены: заместитель отсутствующего, руководитель, все сотрудники его отдела. До отправки письма список адресатов можно редактировать.

Создание правила автоответа на основании отсутствия

Из формы нового письма, программа сама предложит создать автоответ. При получении входящей корреспонденции, программа будет отправлять уже подготовленный автоответ. Правило автоответа также можно создать через меню Создать на основании в карточке отсутствия. Процесс создания правила состоит из нескольких этапов:

1. Назначить Условия отбора писем.

2. Выбрать Действия с отобранными письмами.

3. Указать Исключения.

4. Проверить введенные настройки.

Каждый этап имеет отдельную закладку. На первом этапе необходимо установить правила, как будут отрабатываться письма. Правила могут содержать несколько условий, в таком случае оно сработает при соблюдении всех условия. На втором этапе нужно ввести данные которые будут отображаться в письме. На третьем этапе выбираются условия, по которым письма будут исключаться из числа выбранных на первом этапе. На четвертом этапе, пользователь проверяет все данные и подтверждает создание автоответа.

Как посмотреть список всех отсутствий? 

Чтобы просмотреть всех пользователей, кто отсутствует на рабочем месте необходимо перейти к команде Отсутствие сотрудников в меню разделов Рабочий стол и Совместная работа. Если вам необходимо вывести сотрудников, которые отсутствуют в определенный период нужно перейти к отбору в верхней части окна. Если необходимо просмотреть запланированные отсутствия на определенную дату это можно сделать через календарь.

Предупреждения об отсутствии

Если вы все же написали сотруднику, который отсутствует на рабочем месте, то программа автоматически выведет вам предупреждение о его отсутствии, причине и датой выходы.

Отсутствия в календаре

В календарь, информация об отсутствии добавляется автоматически. Созданную запись нельзя редактировать напрямую, изменения вносятся через форму исходного отсутствия. Если два раза кликнуть по карточке в календаре она развернется. Если вы перешли на режим удаленной работы и вам нужно сообщить об этом коллегам, необходимо:

1. Создать карточку отсутствия

2. Указать период

3. Выбрать причину – "Временная удаленная работа" .Флажок "Работаю из дома" установится автоматически.

4. При необходимости создается информационное отсутствие.

5. Нажмите "Записать и закрыть". Теперь коллеги будут знать, что вы работаете из дома.