Удаленные рабочие места в облаке: что в них ценит российский бизнес
Многие компании привыкли хранить всю информацию на локальных компьютерах (то есть в офисе). Сотрудники, создавая новый отчёт, сохраняют его в определенной папке на рабочем столе или в Документах, а затем отправляют руководителю этот самый отчёт по почте. Специальный сотрудник, системный администратор, следит за сохранностью данных в офисе и отвечает за резервное копирование информации.
Это как было раньше. Давайте теперь посмотрим, как можно оптимизировать эту систему сейчас. На следующем этапе развития технологий мы знакомимся с облачным сервером. Теперь работа в таких программах, как 1С или Битрикс24, может осуществляться через удаленный сервер. Это значит, что вам не потребуется использовать мощности локального компьютера, достаточно иметь хорошее интернет-соединение. Помимо этого, резервное копирование будет осуществляться автоматически.
Но на этом ещё не все. Можно также воспользоваться облачными версиями программ (например, MS Word), это позволит сотрудникам лишний раз не задумываться о сохранности данных и отправке их руководителю. А также они смогут входить в нужные им программы с любого устройства в любое время дня и ночи. О преимуществах такой работы можно говорить бесконечно, но давайте рассмотрим сначала способы организации рабочих столов.
Организация рабочих столов
1. Virtual Desktop Infrastructure (VDI)
Для каждого сотрудника, работающего в облачном пространстве, выделяется отдельный виртуальный компьютер. При наличии определенных прав он может установить на него любое программное обеспечение, а также ему будут доступны все мощности устройства. Такой способ безусловно достаточно дорогой, но позволяет обеспечить полную независимость сотрудников друг от друга (и их данных тоже). Данный способ организации рабочих столов может понадобиться при вопросах, требующих конфиденциальности.
2. Remote Desktop Services (RDS)
В данном варианте несколько сотрудников работают на одной виртуальной машине. Администратор устанавливает одно определенное программное обеспечение, что выходит значительно дешевле предыдущего варианта. Данный вид организации столов удобен для администратора, он может назначать разные группы пользователей с разными правами (например, выделить бухгалтеров и клиентских менеджеров).
Также большинство пользователей не будет подключаться одновременно, за счёт этого можно подключить большее количество пользователей на один виртуальный компьютер, что безусловно сократит расходы. Этот способ организации значительно дешевле предыдущего, но это не отменяет того, что конфигурацией легко управлять.
Минусом является то, что каждый сотрудник может использовать лишь часть мощности виртуального компьютера, поэтому если один из них запустит ресурсоемкую программу, это может отразиться на работе всех людей.
Оба способа организации рабочих столов эффективны и подходят большинству коммерческих организаций. Сотрудники работают в облаке, хранят там данные, а также пользуются внутренней почтой, при этом все конфиденциально и надежно защищено.
Крупные компании могут создать микс из двух этих способов: выделить части сотрудников отдельные виртуальные компьютеров, а остальных сгруппировать и предоставить им один общий сервер.
Защита корпоративных данных
Безопасность данных важна абсолютно для любой компании, нельзя допустить, чтобы информация попала в руки третьих лиц. Часто для сервера с централизованным контролем доступа существует услуга «Тревожная кнопка», благодаря которой можно мгновенно заблокировать доступ ко всем данным.
Советуем, не располагать чрезвычайно конфиденциальную информацию на таких массовых сервисах, как Яндекс.Диск, Dropbox и другие. Из-за неловкого движения пользователя информация может легко оказаться в открытом доступе. Также документы в таких сервисах легко скачать, скопировать или предоставить к ним доступ, что может привести к злоупотреблению рабочим положением.
Риск утечки данных стремительно сокращается при использовании выделенного облака и корпоративной почты. Документы не уходят с защищённых серверов, а письма внешним адресатам можно легко проконтролировать.
Удаленные сервера имеют ещё одно безопасное преимущество. Если сотрудник работает удалённо и теряет свой компьютер, никто посторонний не сможет получить доступ к данным, так как они хранятся на сервере, а не на компьютере. А также этот сотрудник сможет продолжить работу на телефоне или недорогом ноутбуке, так что его эффективность не пострадает.
Таким образом, переход на виртуальные рабочие столы позволяет снизить риски потери данных, а в случае неизбежного у вас всегда будет резервная копия со всей информацией.
Экономия при переходе на виртуальные рабочие столы
Обновление парка компьютеров может стать большой статьей затрат для средних и крупных компаний. Технология удалённого сервера помогает снизить данные расходы, благодаря работе облачных сервисов и использования «тонких клиентов».
«Тонкий клиент» - это тип устройств, которые не обладают полным комплектом вычислительных ресурсов и не подходят для самостоятельной работы с ресурсоемкими программами. Такие устройства нужны для трансляции изображения с удаленного мощного сервера на монитор сотрудника, а также для передачи данных о нажатии мыши или ввода символов на клавиатуре. «Тонкий клиент» выступает проводником между человеком и удаленным сервером.
«Тонкие клиенты» безусловно стоят дешевле полноценного компьютера, таким образом экономия от каждого устройства составит больше десяти тысяч рублей. Это будет актуально для создания новых отделов или обновления всего парка компьютеров.
Помимо этого, не всегда нужно покупать новое устройства (тогда экономия станет еще больше), режим «тонкого клиента» можно включить на старых компьютерах. Так что вместо замены устаревших ноутбуков или планшетов можно рассмотреть вариант использования их для трансляции виртуальных рабочих мест. С этой задачей они скорее всего справятся вполне успешно и не потребуется их нести в утиль.
Ещё одним способом для экономии является перенос приложений и данных с локальных серверов на облачные. Компаниям зачастую предпочтительнее поменять тип затрат с постоянно устаревающего оборудования на оплату облачного хостинга. Выгодой перехода на виртуальные рабочие места смело можно считать переход с капитальных затрат на операционные издержки.
Советуем рассчитать несколько вариантов «развития событий»: с покупкой нового оборудования, затем с переходом на удаленный сервер.
Преимущества облачной инфраструктуры
- Вы сможете организовать работу сотрудников в любом месте в любое время, настройка оборудования практически не потребует времени. А также вы сможете устроить удаленную работу некоторых сотрудников, об этом можете прочитать в нашей статье.
- Есть возможность запуска в облаке длительных задач, связанных с расчетами и мониторингом. Например, можно запускать торговых роботов, отслеживающих ситуацию на рынке. Сотруднику всего лишь нужно будет запустить программу, закрыть окно рабочего стола и уехать. В это время программа будет самостоятельно работать и анализировать.
- Значительное снижение затрат, особенно важно для стартапов и малого бизнеса, для которых требуются минимальные издержки на начальной стадии развития. Таким образом, можно не покупать для каждого сотрудника мощный ноутбук, а всего лишь обеспечить их «тонкими клиентами» и RDS.
- Привлечение проектных команд. Сотрудникам не нужно находиться в одном офисе, регионе или стране, достаточно быть подключёнными к одной системе.
- Контроль над доступом к данным. При увольнении сотрудника вы можете моментально лишить его доступа к данным и программе. А также можете ограничивать доступ некоторых сотрудников.
- Возможность вести обмен данных между сервером для работы приложений и сервером, где работают сотрудники. Это увеличит скорость и эффективность.
- Дополнительная защита за счёт репликации данных.
- Виртуальный сервер позволяет устанавливать любые программный и программное обеспечение на компьютер, так как это не повредит рабочим программам и данным.
Итоги
Использование виртуального сервера зачастую в разы эффективнее и дешевле, чем работа на локальных компьютерах. Вам не обязательно переходить на эту новую систему моментально, можете сначала перевести один или несколько отделов и посмотреть насколько это удобно.
