Перевод на удаленную работу (без согласия работника)
Прием работника на дистанционную работу, практически не отличается от приема сотрудника на работу в офис. Главное отличие - взаимодействие с работником происходит по средствам связи (интернет, телефон, почта и т.д.).
Перевод на удаленную работу (с согласия работника)
В статье мы рассмотрим, как правильно принять сотрудника на удаленную работу с его согласием и без. Прием на работу происходит поэтапно:
Запрос и получение документом от сотрудника
Набор документов при приеме на удаленную работу регламентирован ТК РФ статьей 65. Работодатель может получить все необходимые документы удаленно с условием, что все они будут подписаны ЭП. При необходимости, работодатель вправе потребовать нотариально заверенные копии.
Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами
На основании ТК РФ статьи 68 части 3, работодатель, обязан ознакомить сотрудника до заключения трудового договора, со всеми нормативными и локальными актами, а также распорядком дня и обязанностями под личную подпись. Если сотрудник принимается на дистанционную работу, ознакомить его с документами можно удаленно.
Подписание трудового договора
На основании статьи 132 части 1 ТК РФ, трудовой договор можно подписать в электронном формате, но нужно учитывать все требования, прописанные в ст. 132 части 3, а именно:
- работодатель должен иметь усиленную квалифицированную ЭЦП;
- сотрудник должен иметь усиленную или усиленно квалифицированную ЭЦП.
- об удаленном характере работы;
- о постоянном, временном или периодическом характере удаленной работы;
- о форме взаимодействия сотрудника и работодателя;
- о сроке направления в форме электронного документа подтверждения получения электронного документа от другой стороны при взаимодействии работника и работодателя путем обмена электронными документами либо о порядке подтверждения при взаимодействии в другой форме;
- о форме ознакомления работника с документами работодателя и представления работником документов и информации работодателю;
- о порядке выполнения трудовой деятельности, сдаче отчетности;
- о режиме рабочего дня и перерывах;
- об использовании необходимой техники сотрудником (личной или предоставленной работодателем).
Если трудовой договор был оформлен в электронном формате, сотрудник в праве требовать от работодателя его письменную версию. Для этого, сотруднику необходимо направить работодателю запрос в свободной форме. В свою очередь, работодатель, обязан в трехдневный срок с момента получения запроса направить все необходимые документы сотруднику.
Издать приказ о приеме на работу
С ноября прошлого года, трудовые отношения определяются не приказом, а трудовым договором. Но при этом, работодатель при необходимости может оформить приказ, который будет соответствовать трудовому договору. В приказе в обязательном порядке указываю следующие данные:
- наименование работодателя;
- дата и номер приказа;
- в случае, когда сотрудник принимается на определенный период, указывается не только дата приема, но и дата окончания трудового договора;
- ФИО сотрудника;
- табельный номер;
- наименование структурного подразделения;
- должность;
- характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
- оклад, премии, стимулирующие;
- основание для издания приказа – трудовой договор;
- информация о руководителе организации;
- подпись работника об ознакомлении с приказом и дата такого ознакомления.
При необходимости работодатель регистрирует приказ и присваивает ему номер.
Подать СЗВ-ТД о приеме на работу дистанционного сотрудник
Работодатель обязан подать данные о приеме работника на дистанционную работу в ПФР по форме СЗВ-ТД. Данные необходимо передать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.
Сделать запись в трудовую книжку сотрудника
Если работник имеет трудовую книжку только в бумажном виде, работодатель не обязан вносить туда информацию. Если сотруднику необходима запись, он должен направить на имя работодателя запрос с данным требованием, а также отправить оригинал трудовой книжки. В данном случае данные вносятся в стандартной форме. В случае, когда сотрудник принимается на работу повторно, то достаточно подать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Есть случаи, когда перевод сотрудника на дистанционный формат работы может быть оформлен даже без его согласия. На основании статьи 312.9 части первой, принудительный перевод на дистанционную работу возможен в случаях:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- несчастного случая на производстве;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения, или его части;
- принятия соответствующего решения органом государственной власти или местного самоуправления.
Если по каким-либо независящим причинам, у работодателя нет возможности обеспечить сотруднику все необходимо для удаленной работы, следует оформить простой. Если работодатель сам инициирует перевод сотрудника на дистанционный режим работы, он должен соблюдать порядок действие, а именно:
Подписать локальный нормативный акт о переводе сотрудника на дистанционный режим работы
Закон не предусматривает конкретный локальный нормативный акт, который должен быть издан работодателем. Форма акта может быть в виде положения, дополнительного соглашения или договора. В данном документы должны быть следующие пункты:
- пункт об обстоятельствах, которые послужили основанием для перевода сотрудника на удаленный режим работы;
- список сотрудников которые переходя на удаленную работу;
- срок, на который сотрудники отправляются на удаленную работу;
- обеспечение сотрудника необходимым оборудованием и ресурсами на время дистанционной работы;
- порядок и размер компенсации, в случае, если работник использует свое оборудование;
- компенсация других расходов, связанных с трудовой деятельностью;
- порядок организации труда работников, которые переведены на дистанционный формат (режим работы, перерывы, способ взаимодействия, и т.д.);
- другие условия организации удаленной работы.
