Особенности работы с удаленными сотрудниками
Статья 312.3 ТК РФ определяет условия взаимодействия сотрудников и работодателя в условиях дистанционного режима работы. Сразу отметим, что закон дает возможность работодателю самостоятельно определять, как выстраивать взаимодействия, чаще всего для этого используют: телефон, интернет, электронную почту, мессенджеры, облака и т.д. Выбранный способ взаимосвязи должен быть отображен в любой локально нормативном акте, приказе или в трудовом договоре.
По своему усмотрению, работодатель может прописать, как сотрудник будет получать задания, вести отчетность и передавать выполненные задания. Главное условие при передаче документов: сотрудник должен подписать уведомление о вручении или другой документ. Также, работодатель, может прописать условия, когда сотрудник должен быть на связи для обсуждения рабочих моментов. Устанавливаются и сроки выполнения заданий. Так, можно установить временной промежуток в который сотрудник, обязан дать ответ на электронное письмо от руководителя.
Электронный документооборот
Электронный документооборот должен быть организован соблюдая особые правила. При получении документа в электронном виде, любая сторона, обязана предоставить подтверждающий документ о получении. Срок отправки подтверждающих документов определяется внутренними правилами компании. ЭП - электронная подпись, должна также быть у всех сторон. Работодателю, необходимо оформить усиленную квалифицированную подпись, а сотруднику усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Электронная подпись, необходима для подписания следующих документов:
- трудовой договор;
- дополнительные соглашения;
- договор о материальной ответственности;
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Для подписи других документов, стороны могут использовать обычную ЭП.
Ознакомление сотрудника с локальными нормативными документами
Когда, между работодателем и сотрудником подписан трудовой город, наступает момент, когда работник знакомится с локальными нормативными актами, которые оформляются на бумажном носителе. После ознакомления, сотрудник подписывает соглашение.
Как принимать заявления и объяснительные от удаленного сотрудника?
Сотрудник, на удаленной работе, может в любой момент направить работодателю объяснительную или заявление в электронном формате. Согласно статье 312.3 части 6, работодатель может сам установить порядок и форму подачи таких документов.
Начисления оплаты по листу нетрудоспособности удаленному работнику
Для того что бы получит выплату за период нетрудоспособности, сотрудник, обязан направить работодателю подтверждающие документы. Чаще всего, такие документы отправляют почтой РФ с уведомлением. В случае, когда медицинская организация, которая выдала больничный лист, является участником системы информационного взаимодействия по обмену сведениями для формирования электронного листка нетрудоспособности, работнику достаточно сообщить работодателю серию и номер больничного листа.
Как направлять документы сотруднику на дистанционной работе?
В случае, когда дистанционный работник, направляет работодателю запрос на получение заверенных копий документов, которые нужны ему для работы, работодатель, должен предоставить данные документы в течение трех рабочих дней. Работодатель, может направить документы несколькими способами:
- заказным письмом с уведомлением;
- посредством электронного документооборота.
Оформление и ведение трудовой книжки дистанционного работника
В случае, когда удаленный сотрудник имеет трудовую книжку только на бумажном носителе, данные вносятся по желанию одной из сторон. Если инициатором стал сотрудник, он сам, обязан направить заявление и свою трудовую книжку. Важно понимать, что есть сотрудник принимается на работу в первый раз, то оформлять трудовую книжку не нужно, вместо этого подаются сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД. Закон не предусматривает каких-либо особенностей при внесении записей в трудовую книжку дистанционному работнику. При увольнении, трудовая книжка возвращается работнику по общим правилам. Если у работника нет возможности прийти за трудовой книжкой, работодатель направляет ее почтой или курьерской службой. Форма СЗВ-ТД в ПФР подается в любом случае, при этом не нужно указывать тот факт, что сотрудник работает на дистанционке. Основание для подачи формы будет такое же, как и для сотрудников офиса.
Организация рабочего места сотрудника на удаленной работе
На основании ТК РФ статьи 312.6 части 1, работодатель обязан предоставить сотруднику на дистанционной работе все необходимое для рабочего процесса. Так в этот список входит оборудование, программы, средства защиты информации и т.д. Но и здесь есть некоторые исключения.
С согласия обеих сторон, работник может использовать личное оборудование и ресурсы. В данном случае, работодатель компенсирует сотруднику амортизацию оборудования и расходы на необходимые ресурсы (интернет, телефон и т.д.). Все эти условия прописываются в официальном документе и подписываются обеими сторонами. Все финансовые расходы четко прописываются в документе, также определяется формат отчетности сотрудника. Работодатель не обязан полностью оплачивать все ресурсы (например, интернет), так как сотрудник будет его использовать в личных целях, поэтому целесообразно назначить определенную сумму.
Оплата рабочих поездок дистанционных сотрудников
На основании ТК РФ статьи 166-168, работодатель имеет право направить дистанционного сотрудника в командировку. Оплата за такую поездку осуществляется по стандартной схеме на основании статьи 312.6 части 3 ТК РФ.
Охрана труда дистанционных сотрудников
В трудовом законодательстве не предусмотрены обязательства работодателя по безопасности и охране сотрудников. В этом случае можно обратиться к статье 212 ТК РФ, где прописаны обязанности работодателя. В случае, когда работодатель нанимает работника на дистанционную работу, меры по охране труда применяются частично. Перед работодателем стоят следующие обязательства:
- проводить расследования и вести учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Когда работник ведет трудовую деятельность в удаленном формате, могут возникнуть сложности с установкой всех обстоятельств, поэтому расследование неизбежно;
- выполнять предписания должностных лиц Трудовой инспекции, а также нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в области трудового права;
- предоставлять сотруднику социальное страхование.
