Организовываем дистанционную работу в 2023 году
Удаленка все больше набирает обороты. Она привлекает к себе внимание не только сотрудников, но и руководителей компаний. В связи с ростом популярности дистанционной работы, законодательство вынуждено вносить определенные регламенты, нормы и правила.
Как организовать дистанционную работу в соответствии с ТК РФ?
Еще три года были внесены первые поправки в ТК РФ, которые регламентируют дистанционный формат работы. Так, руководители могут переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия. Кроме этого, под регламент попала оплата труда, прием на работу и другие пункты.
Когда работодатель может перевести сотрудника на дистанционный формат?
Отправить сотрудника на удаленку можно с его согласия на основании трудового договора или заключения дополнительного соглашения. Есть случаи, когда работодатель может перевести сотрудника на дистанционку и без его согласия. Сюда входят такие ситуации как, техногенные, природные катаклизмы, пожар в офисе компании, на производстве, а также иные чрезвычайные обстоятельства, эпидемия, в том числе и внутри компании, эпизоотия, введенный Правительством РФ режим ЧС и иные случаи, когда жизнь людей находится в опасности.
Должен ли работодатель брать во внимание желание сотрудника работать в дистанционном формате?
Руководитель обязан учитывать желание сотрудника. Если удаленная работа требуется в разовом порядке для этого также заключается дополнительное соглашение. С 2023 года вступили новые правки, где прописаны случаи, когда работодатель принимает решение в одностороннем порядке, сюда относятся, любые случаи, когда есть опасность жизни и здоровья гражданам.
Кто закупает необходимое оборудование для работы?
Работодатель обязан предоставить сотруднику весь необходимый инвентарь. Так, он должен обеспечить сотруднику доступ в интернет, компьютер, принтер и т.д. Все расходы за потраченные ресурсы при исполнении трудовых обязанностей также частично ложатся на компанию. Размер возмещения прописывается в дополнительном соглашении или трудовом договоре.
Кто выплачивает компенсацию за износ личного оборудования сотрудника?
Обязан ли работодатель возмещать расходы на интернет, электроэнергию и ПО?
Работодатель обязан возмещать расходы дистанционного сотрудника на электроэнергию, приобретение антивируса, программного обеспечения, а также иные затраты, связанные с осуществлением трудовых функций вне офиса. Исходя из вида затрат, компенсация рассчитывается, как в процентах, так и в фиксированной сумме.
Что делать если сотрудник не имеет навыков работы с нужным оборудованием/программой?
Если сотрудник не имеет необходимых навыков в использовании оборудования или работе в определенной программе, работодатель обязан провести обучение. Если работодатель не готов обучать сотрудника, его функции можно передать другому сотруднику с необходимыми знаниями.
Что делать если у работодателя нет возможности отправить сотрудника на удаленную работу?
Если наступил случай, когда работодатель обязан перевести сотрудника на дистанционный формат, но специфика работы не дает такой возможности работодатель обязан компенсировать простои работника в соотношении 2/3 от ставки. На основании ст. 312.1 ТК РФ, выделяют такие основные вида дистанционной работы как, постоянная дистанционная работа, временное исполнение трудовых обязанностей удаленным образом сроком до полугода и частичная удаленная работа, предполагающая регулярное осуществление рабочих функций.
Как выстраивается взаимодействие сотрудника и работодателя во время дистанционной работы?
Вся работа и взаимодействие переходят в цифровой формат. Если у сторон есть электронная подпись, необходимость распечатывать документы пропадает, если нет, то документы распечатываются/сканируются и доставляются/отправляются курьерами/электронной почтой до адресата. Затем его сканируют и отправляют в электронном виде. В некоторых случаях, предусмотренных законом, потребуется усиленная цифровая подпись.
Важно! Обратите внимание, что сведения о дистанционном формате работы вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.
Режим дня дистанционного сотрудника
Для регламента режима дня сотрудника необходимо издать приказ или локальный акт, где будет прописан график работы. Если работодатель не уведомляет сотрудника о подписании таких документов, сотрудник самостоятельно регулируют свое рабочее время.
Как предоставляется ежегодный отпуск дистанционному работнику?
Удаленный сотрудник, как и работник офиса имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это требование регламентируется ст. 19 ТК РФ.
Может ли изменится заработная плата исходя из дистанционного формата работы?
На основании новых поправок ТК РФ, работодатель не имеет право снижать заработную плату сотрудника на основании его перевода на дистанционный формат работы.
Охрана труда удаленного работника
На основании ст. 212 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить охрану труда своего удаленного сотрудника. Кроме того, на его плечи ложится обязательство об надлежащем ознакомлении работника с правилами безопасных условий труда в не офиса.
Что может быть основанием для увольнения удаленного работника?
Дистанционного сотрудника можно уволить на основании положений ТК РФ и в том случае, если специалист отказывается выходить на связь с руководством на протяжении двух рабочих суток подряд. Обратите внимание, если сотрудник отсутствовал из-за болезни, его увольнение будет незаконным.
Мнение юристов по новым правилам в организации дистанционного формата работы
Ведущие юристы многих компаний высказали свое мнение по поводу введения нового регламента. Так, они пришли к следующим выводам.
- Теперь дистанционная работа может быть официально в трех видах, а значит сотрудник имеет право выбора.
- Если работодатель вынужден перевести сотрудника на дистанционный формат работы ввиду возникновения особых обстоятельств необходимо выдать внутренний акт о таком переводе.
- Документооборот может быть полностью цифровизирован. В некоторых случаях потребуется заверение бумаг усиленной цифровой подписью.
- Режим труда и отдыха дистанционных работников определяется локальными документами и приказами. В случае их отсутствия, работник вправе самостоятельно разработать график.
Распространенные ошибки
Мы собрали самые распространенные ошибки, которые допускаются в организации дистанционного формата работы, как сотрудниками, так и работодателями.
Ошибка 1: сотрудник ушел на больничный. Тут же работодатель перевел его на дистанционный формат работы и потребовал выполнять работу во время открытого больничного листа. Решение 1: перевести работника на дистанционный формат без его согласия возможно только при возникновении особых обстоятельств, которые регламентированы на законодательном уровне. Кроме этого, даже удаленный работник может отказаться выполнять свои трудовые обязанности во время болезни.
Ошибка 2: дистанционный сотрудник не был на связи более 2-х дней. При этом работодатель не предпринимал попыток выйти на связь с работником. Работника уволили по основаниям, закрепленным в ТК РФ. Решение 2: в этом случае сотрудника придется восстановить на работе. Все дело в том, что его увольнение в случае невыхода на связь на протяжении двух рабочих суток подряд возможно, если руководитель предпринимал попытки связаться с ним, а сотрудник в свою очередь его игнорировал.
