Организация дистанционной работы на примере отдела оптовых продаж
Бизнесмены, которые умеют экономить свои средства и следят за современным рынком, уже перевели свой бизнес в дистанционный режим работы. Онлайн офис - это отличная альтернатива обычному офиса, которая дает возможность оптимизировать бизнес задачи.
Оптовая торговля - отрасль, которая занимает лидирующие позиции. Сложно представить предприятие полного цикла, которое занимается оптовыми продажами без отдела продаж. Сегодня мы расскажем о том, как эффективно и быстро перевести оптовый бизнес в дистанционный режим работы.
Постановка задачи
Обычно, отдел-продаж размещается на территории склада и занимается увеличением продаж и привлечением новых клиентов. Сотрудники на протяжении рабочего дня, взаимодействуют другими отделами.
Все процессы, которые выполняет отдел можно поделить на две категории:
- поставки и продажи постоянным клиентам;
- привлечение новых клиентов и доведение их до сделок.
Все процессы должны приводить к стимулированию продаж клиентам и привлечению новых покупателей. Если руководитель принял решение о переводе бизнеса на удаленный режим, ему потребуется провести экспресс-анализ всех процессов отдела, после чего будут определены ключевые взаимодействия и порядок их реализации. В список текущих задач можно отнести: горячие звонки, продажи и заключение договоров, поиск новых клиентов, размещение рекламы. Чтобы руководитель, держал все под контролем, необходимо составлять ежемесячный отчет, где показаны показатели каждого менеджера. После этого показатели сравниваются: план-факт.
Организация удаленной работы
Чтобы организовать эффективную дистанционную работу нужно решить ряд задач. которые будут определять показатель эффективности. Каждый пункт, должен иметь конкретное техническое решение на основе анализа всех преимуществ и недостатков. Мы рассмотрим несколько таких задач и способы их решения. Список, является примером.
Переадресация вызовов офисного телефона
Самый простой вариант - определить сотрудника, который будет вести табель всех входящих вызовов. Функция переадресации доступна практически у всех операторов, а также у облачных АТС. Переадресация настраивается индивидуально под потребности отдела продаж. Сотрудник заполняет карточку клиента и передает его в работу. Такое решение подойдет фирмам, с минимальным входящим потоком. Если входящий поток звонок большой, то лучше отдать предпочтение облачной АТС. В таком режиме можно организовать работу целого колл-центра с минимальными затратами.
Доступ к корпоративной электронной почте
Сейчас, практически, все почтовые серверы поддерживают, абсолютно любые почтовые клиенты. Работник, имея пароль, может настроить доступ к почте компании и общему почтовому ящику отдела, при помощи любого почтового клиента:
- стандартный почтовый клиент, поставляемый с операционной системой;
- коммерческий почтовый клиент;
- полнофункциональный почтовый клиент есть в 1С:Документооборот.
Организация удаленного доступа к корпоративным информационным сетям
На основе VPN и RDP работникам предоставляется полноценный доступ к из рабочим ПК. Чтобы организовать такую работу необходимо закупить специальное оборудование и нанять специалиста, который сможет помочь с решением информационной безопасности.
Фирма “1С”, предлагает более простые и эффективные решения с точки зрения информационной безопасности:
- Технология 1CFresh;
- 1С-Линк;
- 1С:Готовое рабочее место.
Изменения процессов для организации удаленной работы
Такие изменения более сложны, но решаемы. Для таких изменений нужно иметь техническую оснащенность, работников с узкой квалификацией и участников процесса. Такие изменения лучше брать “на перспективу”.
Отказ от внутренних бумажных документов
В работе любой организации используется очень много бумажных документов. Такие документы содержат информацию о договоренностях, отчетность и другие формы. Документы составляются на основе регламентов компании. Перевести весь документооборот в электронный вид не составит труда, главное это понимать риски, с которыми можно столкнуться, а именно:- Как реализовать это технически, потребует ли это дополнительных затрат?
- Будут ли документы в электронном виде юридически значимыми?
Техническая сторона здесь довольно проста и не потребует привлечения специалистов. Так, системы «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» или «1С:ERP Управление предприятием» уже включают функциональность, которая позволяет реализовать внутрифирменное взаимодействие: Бизнес-процессы и Задачи. В программе, клиент сам создает задание, где указана вся необходимая информация, которая впоследствии приходит менеджеру отдела продаж. Согласитесь, это в разы быстрее, чем оформление заказа в печатной форме. В форме заказа уже указан срок исполнения, а его контроль происходит в полуавтоматическом режиме. Когда, исполнитель выполняет задачу это отображается в карточке.
После того, как клиент переводит статус в Выполнено, задача перейдет к сотруднику который контролирует выполнение. В списке задач, сотрудник может следить за ходом выполнения задачи. Кроме этого, функционал, позволяет передавать задачу между сотрудниками и отделами. При формировании документации, встает вопрос о их подписи в электронном формате. Для этого необходимо оформить электронную подпись в удостоверяющем центре или в ФНС. Что бы пользоваться всем функционалам с электронным документооборотом, все отделы должны подписать согласие. Обмениваться документами только в одном отделе не получится.
Пересмотр работы с личными и речевыми взаимодействиями
При переходе на дистанционную работу, важно организовать оперативное взаимодействие между сотрудниками. В программах 1С. взаимодействие налажено через несколько каналов, а именно:- Использование корпоративной электронной почты.
- Работа с файлом с прикрепленным обсуждением нескольких сотрудников.
- Взаимодействие посредством чатом, видео- аудио звонков.
Управление взаимодействиями c клиентами
Отдел оптовых продаж на протяжении всего рабочего процесса взаимодействует с клиентами. Если взаимодействие организовано не правильно, есть большая вероятность потери клиента, так как телефонные звонки не всегда фиксируются, может сыграть человеческий фактор и сотрудник просто забудет отправить КП или счет. Чтобы проводить анализ продаж и составлять реальные планы, необходимо составлять информационную базу о всех взаимодействиях с клиентами. Если в организации принято решение внедрить CRM, лучше всего делать это в несколько этапов.
На первом этапе необходимо начать фиксировать взаимодействия, что позволит контролировать и оценивать работу менеджеров. Для решения этих задач необходимо учитывать взаимодействия с клиентами. Для этого в информационных системах, например «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» или «1С:ERP Управление предприятием» есть функциональность Взаимодействия. Здесь есть возможность закреплять все встречи, звонки, письма, при этом можно вести карточку клиента, где будет отображаться информация о взаимодействии. На последующих этапах, можно выстраивать систему стимуляции сотрудников. Когда система взаимодействия будет отлажена, половину функционала можно перевести в автоматический режим.
Организация процессов, которые нельзя перевести в дистанционный режим работы
Стоит учитывать, что не все рабочие процессы можно перевести в режим онлайн, так склад и доставка будут работать в штатном режиме с физическим наличием. Менеджера не участвуют в этих процессах, но обеспечивают полное сопровождение. Чтобы организовать ЭДО, необходимо подключиться к корпоративной информационной системе. Это можно делать поэтапно начиная со склада. Если вы переводите отдел продаж на удаленную работу “одним днем”, то для сохранения всех процессов необходимо назначить сотрудника, который на время внедрения дистанционной системы, сможет распечатывать документы и передавать их на склад и в отдел доставки.
Контроль и развитие
Контроль. Чтобы ваш бизнес эффективно развивался, необходимо ввести оптимальную систему контроля, которая будет охватывать, как текущую деятельность отдела, так и достижение целевых показателей. Чтобы контролировать текущие задачи, их необходимо сформировать в список. Для этого можно использовать функциональность Бизнес-процессы и Задачи в корпоративных информационных системах «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» или «1С:ERP Управление предприятием». Сотрудник в течение рабочего дня получает новые задачи и берет их к исполнению. Если менеджер, перенаправил задачу другому сотруднику, то в его обязанности входит контроль исполнения. В конце каждого рабочего дня, руководитель отдела проверяет статус всех задач. Такие, отчеты, как «Сравнение продаж аналогичных периодов», «Сравнительный анализ показателей работы менеджеров», являются главными инструментами в контроле.
Развитие. Развитие начинается с внедрение стимуляции продаж и поиска новых клиентов. Главный инструмент, который позволяет увеличить продажи - “горячие звонки”. Если руководитель хочет оповестить клиентов более оперативно, то звонки можно заменить на рассылку. В качестве механизма поиска новых клиентов можно использовать сервис 1С:Бизнес-сеть.
Заключение
Сейчас на рынке бизнеса, очень нестабильная ситуация, которая вынуждает предпринимателей переходить на дистанционный формат работы. Руководитель. которые решил перевести бизнес в онлайн формат. должен понимать. что даже самые организованные изменение несут в себе риски. Чтобы свести эти риски к минимуму, необходимо использовать специальные сервисы и программы, которые помогут оптимизировать все процессы и не нарушая рабочих условия дадут возможность перейти на дистанционный режим. Так мы рекомендуем обратить внимание на программы компании 1С. которые многофункциональны и дают возможность перевести бизнес в онлайн без потерь и рисков.
