Оформляем перевод сотрудников на удаленную работу в "1С:ЗУП"
Если вам необходимо оформить перевод сотрудников на дистанционный формат работы массово, то мы рекомендуем воспользоваться функционалом для формирования пакета документов - "Заявление сотрудника на перевод" и "Дополнительного соглашения к трудовому договору". Все документы создаются по шаблону. После этого их можно распечатывать или отправлять сотрудникам на подпись при помощи электронной почты. Такой функционал выполнен в качестве расширения, обновление для него не требуется. Расширение работает строго с документами, тем самым делает оформление документации проще и в разы быстрее.
Внимание! Если в вашей компании принято решение о том, что все документы будут отправляться по электронной почте, то адрес почты нужно прописать в карточке работника или в анкете физического лица. Кроме этого в программе нужно настроить работу с электронной почтой. Именно с нее выполняется рассылка. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование – Органайзер - раздел Почта - ссылка Учетные записи электронной почты.
1. Кликаем "Подбор", чтобы открыть карточки работников, для которых будет создавать документы.
2. Кликаем “Вид списка” и настраиваем группировку списка - Все сотрудники, По подразделениям, По группам. Здесь мы можем выбрать одного работника или несколько. Для выбора нескольких работников нужно зажать Shift, или выделить сразу всех работников, нажав сочетание клавиш Ctrl+A. Кликаем “Выбрать”.
3. После того как все работники определены необходимо заполнить даты, которые потом будут подставлены в формы документов - Дата заявления, Дата перевода и Дата соглашения. Если вам необходимо указать разные даты для разных работников, необходимо сформировать документы в несколько приемов, где каждый раз выбирается работник/работники для которых даты совпадают.
4. Если вам необходимо подписать бумажный вариант документа, то его необходимо распечатать. Кликаем "Печать" и получаем файл в формате MS Word, с "Заявлением о переводе" и "Дополнительным соглашением к трудовому договору" на всех выбранных работников. Шаблоны заявлений и дополнительных соглашений к трудовому договору можно редактировать.
5. Если вы планируете отправлять документы работникам по электронной почте, то в графе “От” нужно прописать учетную запись электронной почты, с которой будет производиться рассылка. Также вы можете отредактировать и текст, и тему писем, которые отправляются работникам. Кнопка “Отправить”. Каждый работник получит только свой комплект документов. После успешной отправки писем в графе появляется зеленая отметка. Также отправленные письма можно проверить в соответствующей папке почтового клиента (если для используемого почтового сервера предусмотрено сохранение отправленных писем).
6. В шаблоны заявлений и дополнительных соглашений к трудовому договору можно внести корректировки. Кнопка “Изменить”. После ее нажатия откроется печатная форма документов для редактирования. Если перед открытием появится предупреждение, нажмите на кнопку “Продолжить”.
Внимание! При редакции в шаблоне необходимо брать во внимание, что параметры шаблона, выделенные символами {}, можно использовать только те, которые уже присутствуют в шаблонах. Если в шаблон добавить свой параметр, которого нет в самом шаблоне, при формировании он не будет учтен, или же возникнет ошибка.
Документ для редактирования откроется в программе которая используется по умолчанию для работы с текстовыми файлами. После всех корректировок документ необходимо сохранить. Сохранение шаблона необходимо завершить нажав на кнопку "Завершить изменение". Теперь будет отправляться измененная нами форма.
