Настраиваем 1С для бухгалтерии на удаленке

Для работы бухгалтера главное - непрерывность и возможность выполнения обязанностей в обычном режиме. При переходе бухгалтера на удаленную работу, важно правильно и оперативно настроить 1С. Для этого можно рассмотреть несколько вариантов работы с программой. 

1С:Готовое рабочее место. В случае, когда организация использует программу с дополнительными индивидуальными настройками и доработками, целесообразно использовать возможности данного облачного сервиса.

1С:Линк. Этот сервис дает возможность прямого подключения к программе, которая установлена на стационарном ПК. В этом варианте не нужно использовать “облако” 1С, подключение в свою очередь осуществляется через зашифрованный канал. Во всех перечисленных случаях нет необходимости настраивать программу с нуля. При переходе на “1С облако” выполняется перенос программы пользователя на защищенный сервер компании 1С. Вся корпоративная информация храниться в специальном дата-центре. Для доступа к информационным базам потребуется только браузер и подключение к интернету. В случае работы в 1С:Линк “облако” не используется, так как подключение происходит напрямую к стационарному ПК через Интернет. Для начала работы необходимо установить на компьютер с программой 1С специальный Агента 1С: Линк, после чего необходимо выбрать нужные информационные базы, к которым планируется удаленное подключение.

Как дистанционно передавать отчетность?

Для дистанционной отправки отчетности можно использовать сервис 1С-Отчетность, которые работает как через "облако", так и через 1С: Линк. Для работы не нужны специальные настройки.

Если вы работаете через “облако”, формирование и сдача отчетов происходит в собственной программе 1С без необходимости устанавливать сторонние программы и приложения. Кроме этого вам не придется выгружать/загружать файлы. Перед отправкой отчетов через 1С-Отчетность, необходимо убедиться в правильности их заполнения. Дистанционная сдача отчетности аналогична сдаче в штатном режиме.

Внимание! Если вы работаете через 1С:Линк, вам необходимо установить на ПК специальный криптопровайдер (КриптоПро или VipNet), а также ключи шифрования на usb-накопителе или в локальном контейнере/реестре. Это дает возможность передавать отчетность в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Если вы работаете по средствам других сервисов, нет необходимости в дополнительных настройках. Все сервисы которые работают в офисе организации, также будут работать и при дистанционной работе.

Как дистанционно работать с первичкой?

Для дистанционной обработки первичной учетной документации можно использовать несколько способов:

1. контрагент высылает сканы или фотографии документации;

2. документацию на бумажном носителе получает назначенный сотрудник в офисе и передает цифровую копию бухгалтеру.

После этого бухгалтер вбивает всю документацию в программу в обычном режиме.

Внимание! В облачном сервисе 1С:Фреш, есть возможность в тестовом режиме попробовать новую функцию по распознанию документации. При этом цифровой формат первичных документов вносится в программу сразу же в формате документа и в автоматическом режиме разносится по соответствующим полям и колонкам.

ЭДО - электронный документооборот, еще один вариант уйти от прямого контакта. В этом случае вся документация, которая приходит от контрагентов, сразу же падает в программу 1С. Для работы ЭДО не нужно внедрять дополнительную обработку. Все документы, которые получены через ЭДО имеют равноценную юридическую силу, как и обычные бумажные документы с подписями и печатями. Для внедрения электронного документооборота необходимо использовать сервис 1С-ЭДО. В случае когда у контрагента нет данного сервера, он может использовать программу 1С: Клиент ЭДО, представляемую в облаке 1С:Фреш или в обычном виде на ПК.

Внимание! Для работы с 1С:ЭДО пользователю необходимо наличие ЭЦП.

Как оформляется перевод бухгалтера на дистанционную работу?

Чтобы перевести бухгалтера или другого работника на дистанционный формат работы, необходимо оформить дополнительное соглашение, которое прикладывается к трудовому договору. В дополнительном соглашении прописывается характер работы и ее формат. Соглашение оформляется строго после заявления сотрудника о переходе на дистанционный формат работы.

Работодатель вправе издать приказ, на основании которого сотрудник будет переведен на удаленный формат работы. Обратите внимание, что такой перевод считается инициированным работодателем, а значит работник должен быть оповещен о переводе не позднее чем за два месяца до даты перевода. Кроме этого, руководство организации, должно организовать и внести изменения в иные документы, которые связаны с дистанционным форматом работы - внесение корректировок во внутреннюю документацию, правила и график дистанционной работы и т.д.

Даже при дистанционном формате работы, бухгалтер может повышать свою квалификацию. Для этого необходимо использовать сервис “1С:Лекторий”, где пользователи могут напрямую подключаться к трансляциям и получать всю необходимую информацию. Также, сотрудники могут записаться на онлайн-курсы по своему направлению и освоить новые программы. После этого можно сдать экзамены в сервисе 1С: Профессионал и получить соответствующее свидетельство государственного образца.

Бывают ситуации, когда заказ уже оплачен клиентом, а продавец в связи с наступлением непредвиденных ситуаций не может отправить заказ. В этом случае сроки поставки сдвигаются, так как у продавца нет возможности отправить оплачиваемый заказ ввиду независящих от него обстоятельств. Мы рекомендуем продавцам заранее продумать сценарий действий в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, во избежание штрафов и претензий со стороны клиента.

Бухгалтеру, очень важно иметь оперативную связь со всеми сотрудниками и это касается не только периода отчетности, но и обычных трудовых дней. При дистанционном формате работы, необходимо продумать формат непрерывного взаимодействия всего коллектива.

В рамках программы 1С: Предприятие можно использовать специальный сервис - "Система взаимодействия". Сервис дает возможность общаться не только внутри программы, но и в разрезе конкретного документа. Так, пользователи смогут вести обсуждения непосредственно в одной вкладке без переключения. "Система взаимодействия" - дает возможность отправлять файлы и проводить конференции в аудио- и видеоформате. При использовании платформы начиная с версии 8.3.16 пользователь может демонстрировать экран своего ПК при осуществлении видеозвонка. Вся коммуникация происходит непосредственно в окошке программы 1С, которая поддерживает обсуждение, связанное с конкретными объектами - документами, отчетами, справочниками и т.д. При этом переписка полностью сохраняется и отображается вместе с объектом обсуждения.

Пользователю не надо искать коллег по ФИО или адресу. Сервис “знает” всех работников - это и есть главное преимущество в отличие от других мессенджеров. В сервисе есть возможность общения пользователей даже при использовании разных программ от компании 1С. Чтобы начать использовать сервис "Системы взаимодействия", необходимо установить 1С: Сервер взаимодействия. При этом он может находиться, как в локальной сети компании, так и в 1С в сети Интернет.

Как бухгалтеру адаптироваться к дистанционному формату работы?

Многие работники, встают перед страхом, что в домашних условиях они не смогут сосредоточиться на рабочем процессе или столкнуться с проблемами незнания программ. Конечно, как и любому другому работнику, бухгалтеру понадобится время на адаптацию. Чтобы адаптация прошла быстрее необходимо заранее подготовить рабочее место, познакомиться с новыми программами и сервисами (при их наличии), наладить связь с коллегами. Правильно распланированный рабочий день и самоорганизация - ведут к успешной удаленной работе, где бы вы не находились.