Компенсируем расходы при удаленной работе в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Удаленная работа - это выполнение трудовых обязанностей сотрудником вне фактического местонахождения работодателя. Для коммуникации с сотрудником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования в том числе интернет. С таким работником заключается трудовой договор о удаленной работе. в случае, когда работник вначале был устроен на работу в офисе по обычному трудовому договору, для его перевода на дистанционную работу заключается дополнительное соглашение.

Все компенсации для удаленного работника за использование оборудования, оплата интернета, телефонии и других расходов должны быть прописаны в трудовом договоре на основании ст. 312.3 ТК РФ. В случае, когда компенсация выплачивается в соответствии с законодательством РФ и напрямую связана с выполнением трудовых обязательств - не подлежит обложению страховых взносов. На основании ФЗ от 2 от 24.07.1998 № 125-ФЗ, все компенсации, связанные с выполнением трудовых обязательств не подлежат обложению страховыми взносами. На основании ст. 217 п.1 НК РФ и письма Минфина РФ от от 27.11.2015 № 03-04-06/69014, компенсация не подлежит вычету НДФЛ. Такие расходы, выгоднее выплачивать в размере фактических затрат, которые подтверждаются документально, чем оплачивать компенсацию в фиксированной сумме ежемесячно. Именно покрытие фактических затрат можно отнести к компенсации. В других случаях, данные выплаты можно отнести к надбавке к заработной плате, а в этом случае придется заплатить НДФЛ.

Налогообложению подлежат все расходы. которые признаны затратами на осуществления деятельности направленной на получение дохода. Компания, обязана возмещать свои работникам их затраты, которые связаны с выполнением трудовых функция, для приравнивания таких затрат к компенсации, необходимо их документальное подтверждение и экономическое обоснование. Оплата труда включает в себя любые начисления работникам в денежной или натуральной форме, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Законодательство РФ, обязывает работодателей выплачивать своим удаленным сотрудникам компенсацию, которая должна быть прописана в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Все документы, которые предоставляет работник в качестве подтверждения понесенных затрат должны содержать общие данные об их величине . Налоговая база на прибыль, может быть уменьшена только в том случае, когда расходы были направлены на выполнение трудовых обязательств. Работодатель вправе сам устанавливать вариант определение затрат. которые несет работник при выполнении трудовой деятельности. 

Начисляем компенсацию расходов при удаленной работе в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" 

Стоит задача: рассчитать и начислить компенсацию расходов. Для этого необходимо настроить виды начисления, а также назначить и начислить компенсации расходов сотрудника.

Настройка вида начисления (Раздел Настройка – Начисления) производится в следующей последовательности:

1. Кнопка Создать. В поле Наименование заполните название вида начисления, в нашем примере – Компенсация расходов при удаленной работе. Флажок Начисление больше не используется устанавливается, если на предприятии данный вид начисления больше не используется.

2. На закладке Основное в разделе Назначение и Порядок расчета выбираем  Компенсационные выплаты. В поле Начисление выполняется – значение Ежемесячно. Если нужно произвести начисление один раз по отдельному документу до итогового расчета оплаты труда, то в поле Начисление выполняется необходимо выбрать По отдельному документу, тогда оно будет начисляться в выбранном в поле Вид документа документе. Флажок Включать в ФОТ установите, если данное начисление учитывается при формировании планового ФОТ;

3. В разделе Расчет и показатели выбираем способ расчета Результат рассчитывается или Результат вводится фиксированной суммой. В случае, когда работник устроен в дистанционном формате, формат начисления компенсации в обязательном порядке прописывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Если выбран способ расчета Результат рассчитывается, то необходимо настроить формулу расчета по ссылке Редактировать формулу. Если вам нужно рассчитать компенсацию пропорционально отработанным часам есть возможность настроить следующая формула:
   

Размер компенсации расходов при дистанционной работе*Доля неполного трудового дня*Время в днях/Норма дней

Где: размер компенсации расходов при дистанционной работе - сумма компенсации за весь месяц. 

Автоматически идет значение Запрашивать, когда необходимо сделать запрос его значения при назначении в порядке плана и значения Не изменять , в случае, когда показатель, который применяется в расчете начисления определяется при вводе/изменении другого вида начисления. Если необходимо, то для показателя можно установить функцию отмены в случае необходимости прекратить действие любого показателя:

Время в днях, Норма дней, Доля неполного трудового дня - предопределенные показатели.

Периодичность начисления вы устанавливаете самостоятельно и устанавливаете периодичность контроля и начисления. 

1. В поле Учет времени в разделе Обозначения в учете времени и стажах нажимаем Явка. На вкладке Зависимости можно настроить возможность применения данных начислений при расчете иных удержаний. В таблице будут отображаться все начисления и удержания, в расчетную базу которых выключено текущее начисление. Если добавить вид начисления в данный список текущее начисление переместиться в список его базовых.

2. На вкладке Приоритет нужно прописать все начисления который будут выполнятся вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Данное действие производится автоматически. На вкладке Средний заработок разделы Расчет оплаты отпусков, командировок и др. и Расчет пособий по социальному страхованию недоступны для редактирования для начисления с назначением Компенсационные выплаты.

3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет в разделе НДФЛ ставим переключение в положении не облагается на основании ст. 217, п. 1 НК РФ. В разделе Страховые взносы в поле Вид дохода выбираем Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих.
   

4. В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ устанавливаем переключатель в положение учитывается в расходах на оплату труда по статье и выбираем пп. 25 ст. 255 НК РФ, в случае когда размер компенсации прописан в трудовом договоре. В разделе Статистическая отчетность в поле В форме 57-Т как выбираем значение Другие выплаты.

В случае когда компенсация уже заложена в систему оплаты труда компании, то в разделе Бухгалтерский учет расходы по начислению учитываются стандартным образом – По настройкам сотрудника . Устанавливать переключатель в положение Как задано для начисления нужно только в том случае, когда начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех работников. В этом случае в поле Счет, субконто нужно в справочнике выбрать значение Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Если данный способ отражения отсутствует, создаем его вручную. Элементы справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете синхронизируются с элементами одноименного справочника в программе "1С:Бухгалтерия 8". В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" элементы этого справочника характеризуются только наименованием, в программе "1С:Бухгалтерия 8" для каждого способа отражения в учете дополнительно указываются дебет счета и аналитика, на основании которых в бухгалтерской программе формируются проводки по бухгалтерскому и налоговому учету. 

Компенсация расходов при дистанционной работе относят к затратам на выплату зарплаты на основании ст. 255 НК РФ, такие расходы отражают по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". В поле Учитывать как обозначается вид операции Расчеты по оплате труда, также поле можно оставить пустым. Если у вас установлен вид операции Прочие расчеты с персоналом, то при синхронизации будет сформирована проводка по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В закладке Описание в строке Краткое наименование есть возможность прописать сокращенное наименование начисления. Это значение будет отображаться во всех отчетов по начислениям. Здесь же можно вписать произвольное описание начисления на справки. Кнопка Записать и закрыть.

Назначение и начисление компенсации расходов сотрудника 

Если вы в настройках указали период начисления Ежемесячно, то назначение компенсации расходов при дистанционной работе можно проводить в плановом порядке для этого необходимо использовать элементы: Прием на работу или Кадровый перевод, Изменение плановых начислений или Изменение оплаты труда, Изменение мест работы (доступен, если в настройке параметров расчета зарплаты установлен флажок Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы), Назначение планового начисления.

Расчет и начисление компенсации затрат будет производится при итоговом расчете оплаты труда документом Начисление зарплаты и взносов. Если вид начисления в поле указан Начисление выполняется было указано значение По отдельному документу, в этом случае расчет и начисление компенсации выполняется с использованием документа Разовое начисление, который необходимо зарегистрировать до итогового расчета зарплаты за месяц. 

Начисление и расчет компенсации выполняется документом Начисление зарплаты и взносов. Если вам необходимо заполнять и рассчитывать документы автоматически используйте кнопку Заполнить или Подбор. При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления заполняются поля по всем начислениям, которые были назначены работникам в плановом режиме, в том числе и компенсация. При формировании результатов отражения в учете в документе Отражение зарплаты в бухучете для суммы компенсации расходов при дистанционной работе работника автоматически заполняется статья расходов ОТ, что соответствует проводке по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", которая будет формироваться из синхронизации данных с бухгалтерской программой.