Компенсируем расходы при удаленной работе в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8"
Удаленная работа – это выполнение трудовых обязанностей физическим лицом вне офиса (филиала, здания) работодателя. Для выполнения работы, сотрудник использует информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет. С данными работниками заключается стандартный трудовой договор, в случае если работник переходить на дистанционную работу, работодатель обязан заключить дополнительное соглашение и приложить его в договору.
На основании ст. 312.3 ТК РФ, компенсации за использование оборудования сотрудником для выполнения дистанционной работе и других расходов (интернет, мобильная связь и т.д.) прописываются в трудовом договоре и выплачиваются работодателем в обязательном порядке.
К компенсации дистанционным сотрудникам применяются следующие правила:
- все компенсации, которые соответствуют законодательству РФ, которые выплачиваются дистанционным сотрудникам для возмещения расходов, связанных с выполнением трудовой деятельности не подлежат обложению страховым взносам;
- компенсацию необходимо выплачивать исходя из фактических затрат, которые имеют документальное подтверждение, в случае выплат компенсации фиксированной суммой ее можно расценивать, как прибавку к зарплате, а значит за это придется заплатить НДФЛ;
- расходы на оплату труда включают в себя все начисления работника в натуральной или денежной форме, которые соответствуют законодательству РФ и подкреплены трудовыми или коллективными договорами.
Все документы, которые предоставляет работник для подтверждения своих расходов имеют общие данные о их объеме. В базу по налогу на прибыль правомерно занижать только тех расходов, которые работник понес для выполнения трудовой деятельности. Работодатель вправе сам определять способ подтверждения, расходов которые понес работник при выполнении работы.
Начисление компенсации расходов госслужащему при дистанционной (удаленной) работе в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" (ред. 3)
Настройка вида начисления (Раздел Настройка – Начисления)
Кнопка Создать. В поле Наименование прописывает название начисления, в примере – Компенсация расходов при дистанционной работе. Флажок Начисление больше не используется нужно проставить в том случае если начисление более не будет использоваться.
На закладке Основное в разделе Назначение и Порядок расчета выбираем Компенсационные выплаты. В графе Начисление выполняется – значение Ежемесячно. Разовое начисление производится через поле Начисление выполняется где устанавливаем По отдельному документу. Флажок Включать в ФОТ установите, если данное начисление учитывается при формировании планового ФОТ. В разделе Расчет и показатели указываем Результат рассчитывается или Результат вводится фиксированной суммой. Вариант начисления: фиксированная сумма или сумма пропорционально отработанному времени, берется из дополнительного соглашения. В случае когда мы выбираем способ расчета Результат рассчитывается, настраиваем формулу расчета сами Редактировать формулу. Для расчета суммы компенсации пропорционально отработанному времени может быть настроена следующая формула:
Размер Компенсации Расходов При Удаленной Работе*Доля неполного рабочего дня*Время в днях/Норма дней. Где: Размер Компенсации Расходов При Удаленной Работе - сумма компенсации за полный отработанный месяц, Время в днях\Норма дней\Доля неполного рабочего дня - предопределенные показатели. По умолчанию указано значение Запрашивать для запроса его значения при определении в плановом порядке и значение Не изменять, в случае когда знаменатель, который применяется в расчете начисления определяется при вводе/редактировании другого вида начисления. Если нам необходимо в случае отмены прекращать действие того или иного знаменателя.
В графе Периодичность начисления прописываем период и способ. В закладке Учет времени в разделе Обозначения в учете времени и стажах выбираем Явка. На вкладке Зависимости производим настрой нужно ли использовать начисление при расчете других начислений. В случае если мы добавим начисление в табличную часть он начнет отображаться в списке базовых начислений.
На закладке Приоритет прописываем все начисления которые можно ставить вместо текущего. Данное значение прописывается автоматически на основании анализа основных параметров начислений. На закладке Средний заработок разделы Расчет оплаты отпусков, командировок и др. и Расчет пособий по социальному страхованию недоступны для редактирования для начисления с назначением Компенсационные выплаты.
На закладке Налоги, взносы, бухучет в разделе НДФЛ устанавливаем не облагается в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ. В разделе Страховые взносы в графе Вид дохода выбираем Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих. В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ устанавливаем учитывается в расходах на оплату труда по статье и выбираем пп. 25 ст. 255 НК РФ, в случае когда компенсация прописана в дополнительном соглашении. В разделе Статистическая отчетность в графе В форме 57-Т как выбираем Другие выплаты. В случае когда компенсация расходов учтена системой оплаты труда компании, то в разделе Бухгалтерский учет расходы по начислению учитываются обычным образом – По настройкам сотрудника. Устанавливаем Как задано для начисления только в случае, когда начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех работников. В этом случае в графе Счет, субконто выбираеме из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Если у нас нет данного способа в справочнике создаем его вручную. Элементы справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете синхронизируются с элементами одноименного справочника в программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". В программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" элементы этого справочника характеризуются только наименованием, в программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" для каждого способа отражения в учете дополнительно указываются дебет счета и аналитика, на основании которых в бухгалтерской программе формируются проводки по бухгалтерскому и налоговому учету. У нас в примере установлено Как задано для сотрудника.На закладке Описание в графе Краткое наименование прописываем любое удобное значение, которое впоследствии можно использовать для формирования справок. Кнопка Записать и закрыть.
Назначение и начисление компенсации расходов сотрудника
В случае, когда в настройках вида начисления в графе Начисление выполняется на закладке Основное было установлено Ежемесячно, то назначение компенсации расходов при дистанционной работе можно установить в плановом режиме с помощью документов Прием на работу или Кадровый перевод, Изменение плановых начислений или Изменение оплаты труда, Изменение мест работы, который доступен, если в настройке параметров расчета зарплаты установлен флажок Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы, Назначение планового начисления, Перевод к другому работодателю, Начальная штатная расстановка, Восстановление в должности, Отпуск по уходу за ребенком, Возврат из отпуска по уходу, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, Назначение подработки. Все расчеты и начисления компенсации сотруднику будет выполнятся при выполнении итогового расчета оплаты труда документом Начисление зарплаты и взносов. Если в настройке вида начисления в графе Начисление выполняется выставлено По отдельному документу, то начисление и расчет компенсации будут производиться через документа Разовое начисление, который необходимо зарегистрировать до окончательного расчета зарплаты за месяц. Начисление и расчет компенсации проходит через документ Начисление зарплаты и взносов.
