Компенсируем расходы при удаленной работе в программе "1С:Бухгалтерия 8"
Удаленная работа - работа, которая выполняется в дистанционном формате (сотрудник может работать из любой точки мира), на основании трудового договора. Для работы и связи с работником используется мобильная связь. мессенджеры и другие приложения которые работают через интернет. Если сотрудник был переведен на дистанционную работу, то с ним заключается дополнительное соглашение, которое прикрепляется к основному договору. В дополнительном соглашении или трудовом договоре в случае удаленной работы в обязательном порядке прописывается компенсация за использование оборудования и связи для выполнения работы, этого требует ТК РФ ст. 312.3.
Компенсируем расходы при удаленной работе в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"
Данная компенсация, выплачивается сотруднику, но при этом не подлежит обложению страховым взносам. Она не подлежит вычету НДФЛ на основании НК РФ ст. 217 п. 1. Для работодателя, такой вид расходов лучше отображать и выплачивать в фактических суммах, которые имеют документальное подтверждение со стороны сотрудника. Выплата компенсации в фиксированной сумме может рассматриваться, как надбавка к зарплате со стороны контролирующих органов, а значит с таким выплат придется вычесть НДФЛ и заплатить страховой взнос.
Как происходит учет и расчет компенсации в программе "1С:Бухгалтерия 8"?
Перед нами стоит задача начислить и рассчитать компенсацию расходов. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
1. Настройка вида начисления.
2. Расчет и начисление компенсации.
Настройка вида начисления
При начислении компенсации расходов в плане видов начислений создается новый вид начислений.
1. Раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты - раздел Расчет зарплаты - Начисления.
2. Кнопка Создать.
3. В графе Наименование прописываем вид начисления, у нас это - Компенсация расходов при удаленной работе.
4. В графе Код прописываем код вида начисления (уникальный).
5. В закладке НДФЛ нужно проставить не облагается, так как компенсация расходов при дистанционной работе, не подлежит вычету НДФЛ.
6. Флажок Доход в натуральной форме нужно установить если сотрудник получает деньги наличными.
7. В закладке Страховые взносы нужно выбрать способ учета доходов при начислении страховых взносов. Выбираем Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
8. В закладке Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ выбираем учитывается в расходах на оплату труда по статье и выберите пп. 25 ст. 255 НК РФ, в том случае когда компенсация прописана в доп. соглашении или трудовом договоре.
9. В закладке Отражение в бухгалтерском учете в графе Способ отражения выбираем способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок по начислению. Из справочника выбираем Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - раздел Отражение в учете - Способы учета зарплаты). В случае когда в справочнике нужный способ отражения создаем его вручную.
10. Если способ отражения в справочнике отсутствует, создаем его. В справочнике можно задать только счета дебета. Графа заполняется только в том случае, если начисление производится для всех работников одинаково. В случае когда компенсация расходов при дистанционной работе выплачивается на постоянной основе на основании трудового договора или доп. соглашения , то бухгалтерский учет следует производить так же как и отражение основных расходов по оплате труда.
11. Флажок Входит в состав базовых начислений для расчета начислений "Районный коэффициент" и "Северная надбавка" необходимо снять.
12. Кнопка Записать и закрыть.
Расчет и начисление компенсации
Если вам нужно провести компенсацию разово, то в графе по виду начисления компенсации и сумма компенсации вводятся в документ Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Все начисления) вручную. Если вам нужно провести компенсацию в плановом порядке, то это делается через документы:Прием на работу или Кадровый перевод (раздел Зарплата и кадры - Кадровые документы), которые регистрируют назначение сотруднику вида начисления компенсации и суммы компенсации.
Компенсация начисляется с помощью документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Все начисления). В случае, когда компенсация начисляется планово, то при заполнении данных в документе Начисление зарплаты по кнопке Заполнить или Подбор в табличной части к начислению предлагается плановый размер компенсации, при этом не учитывается фактически отработанное время. Если работник отработал дистанционно не весь месяц, размер компенсации расходов необходимо вручную рассчитать и скорректировать результат начисления.
