Компенсируем расходы госслужащему при удаленной работе в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8"

На основании ст. 312.3 ТК РФ, компенсации за использование оборудования сотрудником для выполнения дистанционной работе и других расходов прописываются в трудовом договоре и выплачиваются работодателем в обязательном порядке.

Все компенсации, которые соответствуют законодательству РФ, которые выплачиваются дистанционным сотрудникам для возмещения расходов, связанных с выполнением трудовой деятельности не подлежат обложению страховым взносам. Компенсацию необходимо выплачивать исходя из фактических затрат, которые имеют документальное подтверждение, в случае выплат компенсации фиксированной суммой ее можно расценивать, как прибавку к зарплате, а значит за это придется заплатить НДФЛ. Расходы на оплату труда включают в себя все начисления работника в натуральной или денежной форме, которые соответствуют законодательству РФ и подкреплены трудовыми или коллективными договорами.

Компенсация удаленному сотруднику расходов - это требование законодательства РФ, которое обязательно к исполнению. Выплата учитывается в расход на оплату труда на основании ст. 255, п. 25 НК РФ. Все документы, которые предоставляет работник для подтверждения своих расходов имеют общие данные о их объеме. В базу по налогу на прибыль правомерно занижать только тех расходов, которые работник понес для выполнения трудовой деятельности. Работодатель вправе сам определять способ подтверждения расходов. которые понес работник при выполнении работы.

Начисление компенсации расходов госслужащему при дистанционной работе в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8"

Настройка вида начисления

Чтобы произвести начисление компенсации расходов госслужащему при удаленной работе необходимо описать пользовательский вид начисления в плане видов начислений.

1. В строке Наименование нужно прописать вид начисления, в нашем примере это -Компенсация расходов госслужащему при дистанционной работе.
2. Если на предприятии данный вид начисления больше не используется флажок Начисление необходимо убрать.
3. В закладке Основное в разделе Назначение и Порядок расчета выбираем значение Компенсационные выплаты. В строке Начисление выполняется – значение Ежемесячно. Если выбрать значение По отдельному документу, то начисление будет производится разово. Если вам необходимо учитывать это начисление при создании планового ФОТ, установить флажок. В разделе Расчет и показатели выберете способ расчета Результат рассчитывается или Результат вводится фиксированной суммой. Как будет производиться расчет, прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении. По умолчанию указан способ расчета Результат рассчитывается, то необходимо настроить формулу расчета по ссылке Редактировать формулу. Для расчета суммы компенсации пропорционально отработанному времени может быть настроена формула: Размер Компенсации Расходов При Удаленной Работе*Доля неполного рабочего дня*Время в днях/Норма дней. Где: Размер Компенсации Расходов При Удаленной Работе - сумма компенсации за полный отработанный месяц. Время в днях\Норма дней\Доля неполного рабочего дня - предопределенные показатели. В строке Периодичность начисление нужно указать периодичность контроля начислений и его способ.

4. В закладке Денежное содержание, устанавливается отношение начисления к денежному содержанию госслужащего. В закладке Учет времени в разделе Обозначения выбираем Явка. В закладке Зависимости можно настроить возможность применять данное начисление для других начислений. В закладке Приоритет необходимо выбрать, какие начисления будут выполняться взамен текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление.

5. В закладке Налоги, взносы, бухучет во вкладке НДФЛ устанавливаем не облагается в соответствии со ст. 217 п. 1 НК РФ. Во вкладке Страховые взносы в строке Вид дохода ставим Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих. Во вкладке Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение учитывается в расходах на оплату труда по статье и выберите пп. 25 ст. 255 НК РФ, в том случае, когда компенсация отражена в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Во вкладке Статистическая отчетность в графе В форме 57-Т выбираем Другие выплаты.

6. В случае, когда компенсация отражена в системе оплаты труда учреждения, в разделе Бухгалтерский учет расходы по начислению учитываются обычным образом – По настройкам сотрудника. В закладке Описание в строке Краткое наименование можно ввести сокращенное название начисления. При всех отчетах начислений оно будет отражаться. Здесь же можно отобразить название в свободной форме которое будет выводится в справках.    

В случае, когда в настройках вида начисления в графе Начисление производится во вкладке Основное установлено значение Ежемесячно, то компенсация расходов для дистанционных сотрудников может быть выставлена в плановом порядке, для этого необходимы документы Прием на работу,  Изменение плановых начислений или Изменение оплаты труда, Редактирование места труда, который будет открыт, если в настройках параметров расчета оплаты труда установить метку Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы. Также необходимы документы Назначение планового начисления, Перевод к другому работодателю, Начальная штатная расстановка, Восстановление в должности, Отпуск по уходу за ребенком, Возврат из отпуска по уходу, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, Назначение подработки.

Если необходимо произвести начисление и расчет компенсации расходов, он производится в случае итогового расчета оплаты труда документом Начисление зарплаты и взносов. В случае, когда в графе Начисление выполняется было указано значение По отдельному документу, то начисление и расчет компенсации будет выполнен с помощью документа Разовое начисление (раздел Зарплата - Разовые начисления), который необходимо зарегистрировать до итого расчета зарплаты за месяц.

Начисление и расчет компенсации производится документом Начисление зарплаты и взносов

Если вам необходимо производить автоматическое заполнение расчета документа необходимо кликнуть Заполнить или Подбор. Если вам необходимо заполнить документ в табличной части во вкладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, включая компенсацию.