Хранение скан-образов первичных документов в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8
На основании ФЗ - 402 от 06.12.2011 г. использование скан-образов допускается в исключительных случаях, когда они соответствуют всем требованиям к первичным учетным документам.
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» во 2-й редакции, позволяет создать хранение скан-образов первичной документации и других документов в программе, что дает ряд преимуществ:
- оперативно принимать входящие документы к бухгалтерскому учету;
- ускорить процесс проведения оперативной сверки учетных данных с контрагентами;
- организовать четкую и быструю подготовку к проверкам от гос. органов;
- избавиться от штрафов и просрочек по платежам;
- быстро размещать информацию в ЕИС;
- формировать отчеты (бухгалтерские, налоговые и прочие);
- отправлять файлы по электронной почте не выходя из программы.
- прикрепления к деталям справочника и файлам информационной базы;
- получение в формате прикрепленного файла к любому стороннему документу с применением ЭП;
- возможность хранить скан-образы большого объема в томах на жестком диске.
Организация хранения скан-образов первички в справочниках и документах ИБ БГУ2
Хранить документы в справочнике удобно при их получении по электронной почте. Бывает так, что документ нужно сохранить здесь и сейчас, а доступа к внешнем накопителям нет. Чтобы начать пользоваться данной функцией необходимо произвести настройку программы в целом, а также для каждого пользователя.
Настройка работы с файлами
Чтобы включить параметры загрузки, хранения и чтения файлов необходимо перейти во вкладку Администрирование, далее нажать настройки работы с файлами. В появившемся окне нужно указать выбранный способ хранения: в информационной базе, в томах или на диске. (есть возможность выбрать сразу три варианта).
Если вам необходимо хранение большого объема то лучше всего выбрать - тома или диск, при этом у вас всегда будет возможность “вытащить” файлы и перенести на выбранный тип хранения.
Для организации хранения скан-образов первичных документов в форме Настройки работы с файлами можно задать следующие настройки:
- если вам необходимо поставить запрет на загрузку документов с расширениями достаточно включить флажок и отметить расширения которые нельзя загружать;
- по умолчанию в программу можно загружать файлы до 50 Мб (при необходимости значение меняется);
- включить автоматическую очистку ненужных файлов;
- настройка синхронизации с сторонними ресурсами (яндекс, гугл и т.д.);
- включение организации хранения файлов и создания архива в программе «1С:Документооборот 8» при ее интеграции с редакцией 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП).
Персональные настройки пользователя
Для персональной настройки работы с загруженными или отсканированными файлами, необходимо перейти в раздел Главное-Мои настройки.
При настройке персональных настроек можно менять следующие параметры:
- внутри файла можно выбрать следующие действия: Открывать файл, Открывать карточку. По умолчанию выбрано значение Открывать файл, но его можно изменить.
- режим открытия файла дает возможность выбора редакции или просмотра документы;
- кнопка “Размер” показывает размер файлов в Кб.
Если к ПК подключен сканер, то можно сканировать документы непосредственно из программы. Для этого нужно перейти в персональные настройки программы-настройки сканирования. Здесь же можно настроить: разрешение, цвет, поворот, размер бумаги, двустороннее сканирование и другие.
Присоединение скан-образов первички к документу или элементу справочника БГУ2
Скан-образ первичного документа можно присоединить к документу или элементу справочника БГУ2 одним из способов:
- прикрепления документа с ПК;
- сканирование непосредственно из программы с последующим сохранением файла в нужном формате.
- Файл с диска;
- Со сканера;
- По шаблону.
Получение скан-образа с диска
Для прикрепления скан-образов первичных документов с жесткого или сетевого диска достаточно прав на изменение объектов программы, к которым присоединяется данный скан-образ.
Если вам необходимо привязать файл или справочник, который уже есть на ПК в виде скана, необходимо перейти в форму присоединенные файлы-добавить-файл с диска-проводник Windows - Открыть.
Получение скан-образа со сканера
Для привязки файла через сканирование необходимо выбрать роль работы с папками файлов. Если все настройки проведены верно, то пользователь сможет сканировать документы непосредственно в программе и привязать его к справочнику. Для этого необходимо нажать присоединенные файлы-добавить-со сканера. Когда процесс сканирование будет завершен, нажмите кнопку сохранить
Если необходимо отсканировать сразу несколько документов, необходимо каждый раз нажимать кнопку сканирование. Если вам нужно изменить параметры сканирования, необходимо перейти в меню-настройка-ок. Если вы произвели сканирование сразу нескольких документов, то у вас появился кнопка сохранить как один файл и сохранить как отдельные файлы.
Отсканированный документ, можно, моментально перенаправить по электронной почте, для этого необходимо нажать отправить в форме Присоединенные файлы. При этом выбранный скан-образ документа автоматически будет приложением письма, а в текст письма автоматически добавится перечень вложений.
Хранение скан-образов первички в электронных документах
Если вы используете передачу электронных агентов с контрагентами, то вам пригодится хранение сканов в электронном формате. Полученные файлы от контрагентов посредством ЭДО можно хранить только в формате прикрепленных файлов к произвольному электронному документу. При необходимости открыть скан-образ, необходимо нажать произвольные документы (раздел Органайзер, команда Произвольные документы),- входящие, далее выбирается необходимый документ.
