Какие документы необходимы, чтобы оформить удаленную работу?

Минтруд РФ дали развернутые комментарии о том, как правильно переводить сотрудников на удаленную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Перевод на удаленную работу

До недавнего времени нормы главы 49.1 ТК РФ, которые регулируют труд удаленную работу имели много вопросов. Связанно это был с тем, что раньше дистанционная работа не была популярна.

В последнее время дистанционная работа становится очень популярна, что и привело к тому, что Минтруд начал конкретизировать нормы. Законом были введены четкие рекомендации для работодателей которые хотят перевести своих работников на дистанционный формат. Необходимо издать приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу с уточнением срока, заблаговременно ознакомить всех работников с приказом, составить список всех сотрудников, кто будет переведен на дистанционный формат, определить график работы, порядок отчетности, получения заданий и поручений и т.д.

Изменения в законодательстве

Еще в 2021 году определили все правила перевода сотрудника на удаленную работу по инициативе работодателя. На основании новых норм к исключительным случаям были добавлены природные или техногенные катастрофы, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии, любые исключительные случаи, угрожающие жизни или нормальным жизненным условиям всего населения, или его части, решение органа государственной власти или местного самоуправления о временном переводе штатного персонала на дистанционную работу по инициативе работодателя.

Во всех этих случаях, работодатель может перевести сотрудника без его согласия на удаленную работу, при этом он должен соблюдать следующие правила. Необходимо принять локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, содержание которого описано в статье 312.9 ТК РФ. Он должен также ознакомить сотрудников с этим актом, обеспечить удаленного работника всем необходимым оборудованием и программными средствами, которые необходимы для выполнения трудовых обязательств. Если у работодателя нет возможности обеспечить сотрудника всем необходимым, то работодатель обязан компенсировать все расходы сотруднику, который будет использовать свои ресурсы. При необходимости работодатель обязан провести сотруднику обучение для выполнения трудовых обязательств в дистанционном формате.

В тех ситуациях, когда сотрудника перевели на удаленную работу в исключительных случаях, то изменения в трудовой договор не вносятся. После того, когда исключительный случай проходит сотрудники обязаны вернутся на обычный формат работы.

Удаленную работу разделяют на несколько видов:

• постоянная удаленная работа — сотрудник работает дистанционно во время всего срока действия трудового договора;
• временная удаленная работа — сотрудник работает дистанционно только тот период времени который прописан в трудовом договоре или дополнительном соглашении, но не более 6 месяцев;
• смешанный формат работы - сотрудник в выборный период времени (прописывается в трудовом договоре), работает в офисе и удаленно.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт с учетом мнения первичной профсоюзной организации. Чтобы перевести сотрудника на удаленную работу без нарушения его прав, необходимо принять:

• локальный нормативный акт, где необходимо указать обстоятельства, которые стали поводом для перевода, 
• список работников, временно переводимых на дистанционный формат работы, 
• срок, на который осуществляется перевод, 
• порядок обеспечения сотрудника необходимым оборудованием и техническими условиями, 
• порядок организации труда удаленных работников, 
• иные положения, касающиеся организации дистанционной работы.

В случае, когда сотрудник переводится на дистанционную работу на временной основе в случаях из списка выше, изменения в трудовой договор не вносятся. Когда, необходимость в дистанционном формате проходит, сотрудник возвращается на прежнее место работу. 

На основании статьи 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать дистанционного сотрудника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не имеет значения, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет. С согласия работодателя, сотрудник имеет право использовать личное оборудование и программы. В таком случае работодатель обязан компенсировать все расходы, которые определяются коллективным договором, локальным актом или дополнительным соглашением. На основании статей 166 и 168 ТК РФ, в случае, когда дистанционный сотрудник направлен работодателем в другой субъект для выполнения трудовых обязанностей, работодатель обязан считать такую поездку командировкой со всеми соответствующими выплатами. На основании статьи 312.5 ТК РФ перевод на удаленную работу не является основанием для снижения заработной платы сотруднику. Снизить оплату труда можно только в случае появления оснований или в общем порядке. При этом работодатель должен помнить, что заработная плата может быть снижена именно за конкретную должность, но не на конкретного сотрудника.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

В случае, когда трудовой договор о дистанционной работе был оформлен в электронном формате, работодатель обязан в течение трех календарных дней направить работнику его бумажную копию. Делать это необходимо только в том случае, когда сотрудник обратился с письменным заявление с просьбой получить бумажную копию.

Для подписания документов сотрудник и работодатель могут использовать усиленную электронную подпись, которая необходима при заключении, расторжении или изменении трудового договора (доп. соглашения к нему), договора о материальной ответственности, ученического договора с отрывом или без отрыва от производства. В случае обмена другими документами подойдет стандартная электронная подпись.

На основании ст. 312.3 ч. 2 ТК РФ порядок обмена электронными документами должен быть прописан в трудовом договоре или ЛНА. При обмене электронными документами, обе стороны обязаны выслать подтверждение об их получении. Если вам необходимо ознакомить сотрудника с новыми документами под личную подпись это можно сделать в обычном формате (при встрече) или в электронном варианте с учетом наличия ЭЦП.

Для получения выплаты по больничному листу или пособия по беременности и родам, удаленному сотруднику необходимо сообщить работодателю серию и номер больничного листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Порядок предоставления отчетности о выполненной работе определяется трудовым/коллективным договором или локальным нормативным актом. Кроме этого вносить данные о дистанционной работе в трудовую книжку можно только с согласия самого работника.

Документы, необходимые для оформления работы из дома

Как мы разобрали выше, перевод сотрудника на дистанционный формат возможен по трем сценариям: временный, постоянный и смешанный. Во всех случаях необходимо заключение дополнительного соглашения, где прописываются все условия работы. Заключить дополнительное соглашение можно в электронном формате, бумажный вариант направляется только в том случае если работник направил работодателю соответствующее заявление.

В случае, когда на дистанционную работу необходимо направить не одного работника, а сразу нескольких сотрудников, то проще выдать локальный акт, а все индивидуальные условия (если таковые имеются) прописать в дополнительном соглашении. В локальном акте не нужно дублировать положения, которые прописаны в ТК РФ (например, правила ухода на больничный и т.д.). А вот условия, которые противоречат ТК РФ прописать запрещено. 

Постоянная дистанционная работа подразумевает под собой работу сотрудника в удаленном формате на протяжении всего срока действия трудового договора. Для перевода на постоянную дистанционную работу достаточно оформить дополнительное соглашения и выдать соответствующий приказ при этом в соглашении нет необходимости прописывать все правила, достаточно сослаться на внутренний документ. А вот если во внутреннем документе не прописаны индивидуальные условия (режим дня, вариант отчетности), они прописываются в дополнительном соглашении. Приказ выдается после подписания обеими сторонами дополнительного соглашения. В приказе в обязательном порядке указывается причина перевода (желание сотрудника, производственная необходимость и т.д.). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под личную подпись.

Перевести сотрудника на временную дистанционную работу возможно через дополнительное соглашение где прописывается конкретный период, который не должен превышать шести месяцев. Приказ оформляется после подписание соглашения обеими сторонами. 

Смешанная дистанционная работа подразумевает под собой формат работы, где офисная и надомная работа чередуются. В случае, когда работник только заключает трудовой договор данное условия прописывается в нем, если сотрудник переводится на такой формат оформляется дополнительное соглашение. В обоих случаях должен быть прописан конкретный график, когда сотрудник работает удаленно, а когда в офисе.

Если наступил исключительный случай, который обязует работодателя перевести сотрудника на удаленную работу, согласие работника не требуется, а также не вносятся изменения в трудовой договор. Достаточно оформить локальный акт, где будет прописано основание по которому сотрудник был переведен на дистанционный формат. Также необходимо указать список сотрудников, которые переведены на удаленку. Есть необходимость еще и прописать условия обеспечения сотруднику оборудованием, которое позволит выполнять работу вне офиса. Организация обязана ознакомить с локальным актом всех сотрудников. После прекращения исключительного случая, сотрудник возвращается на прежнее место работы с сохранением всех условий работы. Для перевода сотрудника обратно в офис издается приказ в свободной форме и направляется сотрудникам в электронном формате.