Дополнительная возможность экономии в условиях удаленной работы
Более чем год назад законодательство России позволило работать с кадровой документацией в электронном формате. Новые статьи ТК РФ разрешают не подписывать трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводах, графики отпусков на бумажном носителе. Все это можно перевести в электронный формат. Электронный кадровый документооборот был внедрен в качестве эксперимента Минтруда РФ. Стоит отметить, что это всего лишь одна из частей HR-цифровизации. Такие цифровые решения существовали и ранее, но до принятия нового закона требовалась их обязательная подпись на бумаге. Сейчас у работодателей есть возможность полной автоматизации, включая подписание документов ЭП.
Большой и растущий спрос на удаленную работу открыл перед кадровиками “непаханое поле”. При ошибках, в случае оформления документов на бумаге их может понадобиться пересылать по несколько раз, а это лишние затраты. В электронном формате все гораздо проще и удобнее. КЭДО обеспечивает контроль, прозрачность, исключает риск ошибки. Так, преимущество электронного формата можно рассмотреть на примере оформления заявления на отпуск. В случае бумажного носителя, кадровому работнику придется заполнять все “вручную”. Если функция автоматизирована все поля заполняются автоматически. Система сама контролирует корректность данных и при необходимости сообщает об ошибках. Работники получают уведомления о необходимости поставить подпись, что исключает просрочки. Кроме этого сотрудники могут планировать даты отпусков непосредственно в программе и ведь занятые даты - работа кадровика сведена к минимуму. При необходимости перенести сроки отпуска, заявление автоматически переоформляется на нужные даты.
Какие задачи HR на сегодня особенно актуальны для российских компаний? Как им помогает электронный документооборот?
Электронный документооборот — это тренд, который вышел из тренда на удаленную работу. Сегодня, перед отечественными компаниями стоит главная задача - организация приема сотрудника на работу в дистанционном формате. В связи с изменениями в Законодательстве такая возможность стала доступна на официальном уровне. Все процессы, связанные с кадрами: увольнение, прием на работу, оформление командировок и т.д. сегодня можно организовать в специальных облачных пространствах. Преимущества электронного документооборота на лицо.
Какие преимущества получают от КЭДО работодатели?
Работодатель в первую очередь получает возможность ускоренных бизнес процессов, где допущение ошибок сведено к 0. Время - наш самый ценный ресурс и здесь мы его можем экономить максимально эффективно. Кроме этого снижаются и финансовые затраты. Так при работе с 1000 сотрудниками, компания должна выделять на весь бумажный документооборот порядка трех миллионов рублей, при переходе в “цифру” этот показатель снижается до одного миллиона.
Перевод сотрудника на удаленную работу с помощью КЭДО сокращает затраты, как времени, так и финансов. Если, ранее для подписания договора необходимо было направить документы курьерской службой и потратить на это около 3000 рублей, то с внедрением специальных программ вы тратите 1000 рублей на месячное обслуживание и все. Экономия в три раза только на одном пункте. Кроме этого, если компания работает через удаленные ПО, она повышает свой престиж и показывает, что идет в ногу со временем.
ЭП и ЭЦП - где получать и как пользоваться?
Работодатель может использовать два типа ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — для подписания любых документов и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) также может использоваться работодателем для подписания кадровых документов. Различие заключается в том, что УКЭП можно использовать для подписания договоров и документов содержащих материальную ответственность. УНЭП в свою очередь здесь не подойдет. Для сотрудников нет необходимости оформлять УКЭП или УНЭП, в этом случае достаточно ЭП («логин-пароль» — не предполагает использования криптографии и условно бесплатна) и ПЭП - подходит для подписания договоров, приказов и т.д.
Простой интерфейс для цифрового взаимодействия
Для начала, давайте разберемся, что такое цифровой кадровый документооборот, какие документы сюда входят и какие подразделения принимают участие. Как только вы приняли решение перейти на КЭДО необходимо выдать соответствующий приказ. После этого необходимо отправить уведомления сотрудникам о нововведениях. После подписания соглашений, можно внедрять систему. На первом этапе, работодателю придется обучить сотрудников работе в выбранной системе.
Для того чтобы сотрудники быстро адаптировались к новому формату нужно выбирать программы с простым интерфейсом, который при этом дает многофункциональность. Личный кабинет должен быть понятен и закрывать все потребности сотрудников. Все эти преимущества можно найти в программах “1С”. Именно в “1С” сохраняется привычный стиль работы для кадровых сотрудников. Здесь нет необходимости во внедрении нескольких систем, а отправка и формирование документов автоматизированы. Кроме этого “1С”, поддерживает интеграцию со всеми государственными сервисами, в том числе и удостоверяющие центры.
Каких результатов можно достичь за счет внедрения КЭДО? Какие могут возникнуть проблемы на этом пути?
Как показывает практика, КЭДО - это эффективное решение для бизнеса которое помогает ускорить процессы и сократить сопутствующие затраты. Сложности могут возникнуть на стадии согласования локальных нормативных документов в консервативных компаниях — там это достаточно долгий процесс. Также у некоторых сотрудников могут возникнуть проблемы с доступом из-за отсутствия необходимого оборудования или стабильного интернета.
Как организуется архив документов в электронном виде?
Есть главное правило, которое нужно учитывать при организации электронного архива. Информация отделена от носителя, а для ознакомления с информацией которая содержится в электронном документе необходимо иметь смартфон или ПК. Для электронного хранения документов, в выбранной системе должна быть поддержка процедуры “перештамповки”. Функция запускается автоматически, когда, определяет, что срок действия ЭП подходит к концу и продлевает его еще на пять лет. Так, руководство может быть уверенно, что сертификат у сотрудника будет действителен, а все подписанные документы будут нести юридическую силу. Хранение кадровой документации может понадобиться в течение 75 лет и более. Этот момент нужно брать во внимание при организации КЭДО. Ответственность за хранение в этом случае лежит на заказчике.
