Дистанционная торговля в без подключения интернет-магазина (Часть 1)

Сейчас, люди ищут возможность экономии своего времени. Онлайн магазины позволяют совершать покупки не выходя из дома. Чтобы оставаться “на плаву”, бизнесменам приходиться переводить свои магазины в интернет. На первом этапе можно принимать заказы по телефону и оформлять их через программы "1С:Управление торговлей" или "1С:Комплексная автоматизация".

Постановка задачи 

Есть два варианта быстро организовать такой вариант продаж, которые не требует больших затрат. Процесс организовывается через программы "1С:Управления торговлей" или "1С:Комплексная автоматизация" . В первом варианте продавец во время звонка сразу собирает заказ. Такой вариант подойдет торговым точкам с небольшим ассортиментом. Во втором варианте продавец сначала принимает заказ, а после занимается его сборкой. Этот вариант подойдет для крупных сетей, где большой ассортимент. Но, при увеличении объема заказов, магазин в обоих случаях столкнется с некоторыми ограничениями. Сегодня мы рассмотрим распространенные ограничение и предложим их решения.

Вариант 1. Прием и комплектация заказа совмещены

Весь процесс продажи совершается три этапа:

• Прием и комплектация заказа.
• Передача заказа клиенту и прием оплаты.
• Внесение денежных средств курьером в кассу.

Для всего процесса достаточно иметь в штате двух сотрудников:

• Продавец-кассир – принимает заказ, формирует его, передает курьеру и контролирует внесение оплаты в кассу .
• Курьер – доставляет заказ, забирает оплату, сдает деньги в кассу.

Так, для фиксации продажи необходимо иметь ККТ, чек в таком случае будет пробиваться следующим образом:

• когда заказ укомплектован, сканируют штрих коды, чек формируется и откладывается до совершения оплаты.
• когда курьер передает заказ клиенту, он связывается с продавцом и просить прислать электронный вариант чека покупателю. 

Весь процесс производится вручную, без какой либо автоматизации. Продавец принимает звонок-смотрит наличие-складывает товар-передает заказ клиенту. Когда заказ передан, оформляется продажа в РМК, чек формируется, но не пробивается он откладывается по кнопке Новый чек – Зарезервировать до. Когда курьер совершил доставку, а клиент передал оплату, по звонку курьера продавец по кнопке Прочие операции – Продолжить чек выбирает ранее отложенный чек и пробивает его по кнопке Оплатить наличными. Далее чек отправляется в электронном виде покупателю. После пробития чека на эту же сумму оформляется выемка денежных средств по кнопке Операции с ККМ – Выемка. В чеке указывается информация о курьере и сумме заказа. Когда курьер возвращается с доставки, он вносить всю прибыль в кассу, операция отражается документом Приходный кассовый ордер с видом операции "Поступление из другой кассы". На этом процесс продажи считается успешно завершенным.

Вариант 2. Прием и комплектация заказа разделены по ответственным

В этом варианте продажа осуществляется в четыре этапа:

• прием заказа от покупателя.
• сборка заказа и корректировка заказа по результатам сборки.
• передача заказа клиенту и прием оплаты.
• внесение денежных средств курьером в кассу.

В процессе продажи будут принимать участие:

• Диспетчер – принимает заказ, контролирует работу над заказом на всех этапах и оформляет документы реализации по заказу.
• Комплектовщик заказов – производит отбор товаров, указанных в заказе.
• Кассир – пробивает чек и контролирует внесение денежных средств курьером в кассу.
• Курьер – производит фактическую доставку собранного заказа клиенту, получает наличные и сдает их в кассу.

Сотрудники на позициях кассир и продавец, должны уметь работать в специальной программе. Комплектовщик и курьер имеют минимальные требования. Управление заказом в таком случае производится в типовом документе Заказа клиента. Перед сборкой, ответственный сотрудник распечатывает бланк задания с заказом и передает его комплектовщику. Как и в первом варианте, чек выбивается по звонку клиента и отправляется в электронном формате покупателю удобным способ.

Регистрация заказа от клиента

В информационной базе должна быть включена функциональность заказов (меню: НСИ и администрирование – Настройки НСИ и разделов – Продажи – Использование заказов). Рекомендуемый вариант использования заказов – Заказ только со склада.

Диспетчер берет на себя все этапы регистрации заказа. Для выделения прав сотруднику на работу с заказами можно использовать типовой профиль доступа Менеджер по продажам. Диспетчер принимает заказ от покупателя по телефону и создает в программе документ Заказ клиента (меню: Продажи - Оптовые продажи - Заказы клиентов). Заказ оформляется на предопределенного партнера/контрагента Розничный покупатель. Перед тем, как передать заказ сборщику, диспетчер уточняет все необходимые данные у клиента и забивает их в форму Информация для печати на закладке Дополнительно. Во вкладке Доставка забивается информация о адресе и времени доставки. На следующем этапе нужно переходит к списку товаров из заказа. Для оперативного заполнения можно использовать форму подбора товара. Из этой формы можно вести контроль наличия товара на складе и вовремя делать заказ у поставщиков. Также диспетчер может предложить альтернативную замену товара, который отсутствует на складе.

Когда все товары подобраны и заказ сформирован, можно сделать сверку с клиентом. После подтверждения заказа клиентам, заказ распечатывается и передается сборщику. Сотрудники на позициях кассир и продавец, должны уметь работать в специальной программе. Комплектовщик и курьер имеют минимальные требования.  Управление заказом в таком случае производится в типовом документе Заказа клиента. Перед сборкой, ответственный сотрудник распечатывает бланк задания с заказом и передает его комплектовщику.  Как и в первом варианте, чек выбивается по звонку клиента и отправляется в электронном формате покупателю удобным способ. 

Комплектация заказа и корректировка заказа по результатам сборки

Когда, форма заказа передана сборщику, он начинает комплектовать заказ и отмечать собранные позиции в списке. После этого заказа и список передается обратно диспетчеру, который смотрит, какой товар не удалось найти, а какой собран. По результатам диспетчер проводит корректировку заказа.  После этого, диспетчер связывается с покупателем и предлагает альтернативные решения на отсутствующие позиции: Когда, форма заказа передана сборщику, он начинает комплектовать заказ и отмечать собранные позиции в списке. После этого заказа и список передается обратно диспетчеру, который смотрит, какой товар не удалось найти, а какой собран. По результатам диспетчер проводит корректировку заказа.

После этого, диспетчер связывается с покупателем и предлагает альтернативные решения на отсутствующие позиции:

• убрать позиции из заказа;
• заменить альтернативными товарами. 

Если клиент выбрал второй вариант, диспетчер заново распечатывает форму заказа, передает ее комплектовщику, который дособирает заказ и передает обратно диспетчеру. После этого, диспетчер начинает оформлять доставку.

Оформление и доставка заказа

В форме Заказ клиента, диспетчер, устанавливает статус “К отгрузке”, в этот момент формируется документ “Реализация товаров и услуг”. Документ оформляется автоматически, диспетчеру нужно только провести его. Далее, заказ передается курьеру, он осуществляет доставку, при передачи оплаты, курьер звонит диспетчеру для формирования чека и отправки его электронной формы клиенту. Оплата заказа в этом варианте отражается документом Приходный кассовый ордер с видом операции "Оплата от покупателя". Оформить документ можно в рабочем месте Казначейство – Касса – Приходные кассовые ордера – К поступлению на основании проведенного на предыдущем шаге документа Реализация товаров и услуг. Приходник в этом случае заполняется в программе автоматически

Заключение 

Пример, показывает, как всего за несколько дней можно перейти на дистанционные продажи, без затрат на оборудование и внедрения программ. Бизнесмен, должен понимать, что эти решения будут эффективны только в начале, так как с увеличением продаж. нужно будет искать новые автоматизированные решения. Первая проблема - прием безналичной оплаты на месте, курьером. Для этого нужно внедрять онлайн кассы. Далее нужно масштабировать отдел продаж, так как с потоком входящих звонков один сотрудник не справится. Для этого можно перейти на виртуальные АТС и создать интернет-магазин, где клиент сможет сам сформировать заказ. После этого, владельцу бизнеса стоит подумать о автоматизации комплектации заказов. Эту задачу можно решить благодаря программам "1С:Управление торговлей" , "1С:Комплексная автоматизация" и дополнительных программ и сервисов 1С.